Ohita navigointi
Kaikki paikat > Liiketoiminnan kehittäminen ja tehostaminen > Blogi > Tekijät Harri Koponen

Mappien määrä yrityksissä on vähentynyt vuosi vuodelta, mutta kokonaan paperista eroon pääseminen on ollut vain haave. Nyt näyttää vihdoin lupaavalta.

 

1980-luvun yritys oli tiedonhallinnan suhteen aika 1800-lukulainen. Viestintä, taloushallinto ja erilaiset paperilla solmitut oikeustoimet täyttivät hyllymetrejä. Orastava digitalisaatio kosketti yrityksissä vasta yksittäisiä tietoja ja prosesseja.

 

1990-luvulla, faksien valtakauden päättyessä, alkoi myös yrityksen kirjeposti nopeasti vähentyä. Saapuvan ja lähtevän postin laatikko katosi työpöydältä sähköpostin yleistyessä.

 

2000-luvulla vuorossa oli taloushallinto. Paperiset kuitit ja laskut väistyvät sähköisen käsittelyn tieltä. Tämän vuosikymmenen loppuun mennessä viimeisetkin pohtijat ovat sähköistäneet taloutensa.

 

Yrityksen sitkeimmät kansiot ja paperiarkistot sisältävät sopimuksia, pöytäkirjoja, valtakirjoja ja muita tärkeitä asiakirjoja. Niitä on yhdistänyt lähinnä allekirjoituksen tarve.

 

Valtio puuttuu peliin

 

Julkishallinnon kanssa asiointi on ollut yksi merkittävimmistä paperin tuottajista. Valtioneuvosto on kuitenkin siirtynyt sanoista tekoihin, ja Tanskan mallin mukaisesti julkisasioinnissa tullaan siirtymään sähköiseen postilaatikkoon. Tämä poistaa paperin tarpeen sellaiseltakin yritysten väliseltä, yritysten ja kuluttajien väliseltä sekä yksityishenkilöiden keskinäiseltä asioinnilta, jonka kirjalliset dokumentit siirretään myöhemmin myös julkisiin prosesseihin.

 

Erityisesti allekirjoitusta edellyttävien asiakirjojen osalta tämä on erinomaista, sillä lakiperusta on vahva uusitun tunnistamislain ja julkisasiointilain kautta. Yhdessä ne laajentavat sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan käyttöalan käytännössä kaikkialle. Lisäksi käytännön tiedonsiirrolle viranomaisen suuntaan aukeaa kanava Kansallisen palveluarkkitehtuuri (KaPA-)työn yhteydessä.

 

Nyt Suomessa on mahdollista hoitaa osapuolista riippumatta sopiminen ja valtuuttaminen kokonaan sähköisesti. Kansainvälisesti asioitaessa sähköinen allekirjoittaminen on useissa tapauksissa mahdollista, mm. Yhdysvalloissa eSign Act -normin kautta.

 

Jääkö jotain paperille?

 

Menee vielä muutamia vuosia ennen kuin yritysten suomi.fi –palvelu mahdollistaa viimeisillekin viranomaisille kaksisuuntaisen sähköisen asioinnin yritysten kanssa. Kaikki muut sidosryhmät, kaikki muu viestintä, talous ja hallinto ovat jo sähköisesti hoidettavissa.

 

Ei itseisarvo vaan arvo

 

Asiakirjojen ja asioinnin sähköistämisellä ei ole yritykselle mitään erityistä merkitystä itsessään. Sen sijaan asiakas- ja työntekijäkokemuksen parantamisessa se on erittäin voimakas väline. Lisäksi sähköisen asioinnin ajansäästö ja siten prosessien nopeutuminen voi antaa etua esimerkiksi kassavirta- tai kilpailumielessä.

 

Helpoin tapa toimia oman yrityksen tuottavuuskonsulttina on katsoa jokaista yrityksen nurkista löytyvää paperipinoa ja kirjepostia, ja poimia sieltä seuraavat sähköistettävät. Verkosta käytettävien palveluiden avulla hyödyt alkavat kertyä välittömästi.

 

Paperittoman toimiston käytännön vinkkejä löydät esimerkiksi: https://netvisor.fi/uudistu/ .

Sähköinen allekirjoitus ja sen hyödyt ovat vartissa käytössäsi: http://allekirjoitus.visma.fi/