Kauppalehti nosti kuluneella viikolla sähköisen allekirjoituksen keskusteluun ja kirjoitti näin:

 

”Isoissa yrityksissä sähköinen allekirjoittaminen voi tarkoittaa miljoonasäästöjä.”

Yritysten talous- ja asiakirjahallinta on pitkälti digitalisoitunut, mutta yksi asia on ja pysyy. Allekirjoitusta varten yritykset edelleen tulostavat, allekirjoittavat ja skannaavat asiakirjoja. Muuten digitaalisessa prosessissa on siis yksi paperinen vaihe. Mitä järkeä siinä on? Asianajotoimisto Boreniuksen osakas Samuli 
Simojoki sanoo, että ei siinä juuri järkeä olekaan. Muutoskin on jo nähtävissä.

”Muutos ei ole vielä valtava, mutta koko ajan on enemmän sopimuksia, jotka eivät käy paperilla lainkaan”, Simojoki sanoo. ”Viime vuonna olimme mukana esimerkiksi arvoltaan merkittävässä kansainvälisessä yritysjärjestelyssä, jossa käytettiin vain sähköistä allekirjoitusta.”

Eri toimijat laskevat, että manuaalisesta allekirjoittamisesta aiheutuu hitauden, eri työvaiheiden ja inhimillisten virheiden myötä isot kustannukset.

”Isoissa yrityksissä sähköinen allekirjoittaminen voi tarkoittaa miljoonasäästöjä”, sopimuksenhallinnan pilvipalveluyritys Contractzenin toimitusjohtaja Markus Mikola sanoo. Myös Mikola näkee muutoksen jo orastavan. ”Alalla on monia palveluntarjoajia, ja kaikilla on sellainen kutina, että tästä tulee läpimurtovuosi. Se johtuu siitä, että uusista palveluista on tullut niin helppokäyttöisiä”, hän sanoo.

Mikolan yrityksen ContractZenin palvelussa käytetään useiden eri palvelutarjoajien teknologioita. Sähköisten allekirjoitusten tarjoajista maailmalla yleisimmin käytetty lienee yhdysvaltalainen Docusign. Palveluita tarjotaan tyypillisesti kuukausiveloitteisina pilvipalveluina. Hinnat vaihtelevat euroista kymppeihin kuussa.

Mikolan mukaan järjestelmissä voidaan todentaa, että kukaan ei ole manipuloinut dokumentteja jälkikäteen. Mikolan ja Simojoen mukaan moni empii sähköisen allekirjoituksen juridista pätevyyttä. Lain mukaan sopimuksia koskee kuitenkin muotovapaus. Esimerkiksi suullinen sopimus on ihan yhtä pätevä kuin kirjallinen. Osapuolet voivat myös keskenään sopia, miten sopimus vahvistetaan. Tämä pätee Simojoen mukaan useimmissa maissa.

Mikolan mukaan monesti luullaan, että sopimusten sähköinen allekirjoittaminen vaatisi aina vahvaa sähköistä tunnistautumista. Yleensä tilanteet eivät sitä kuitenkaan vaadi. Laki säätelee esimerkiksi testamentteja ja kiinteistöjä koskevia kauppakirjoja. Sopimusten ja dokumenttien pätevyyden edellytyksenä ei sen sijaan ole erityistä allekirjoitustapaa.

Simojoki ennustaakin, että sähköinen allekirjoittaminen lyö läpi aiemmin sopimusten sijaan yritysten sisäisissä rutiineissa, kuten juuri hallituksen pöytäkirjoissa.

---

Verkossa Kauppalehden artikkelin voit lukea täältä.