Ohita navigointi
Kaikki paikat > Liiketoiminnan kehittäminen ja tehostaminen > Blogi

Kauppalehti nosti kuluneella viikolla sähköisen allekirjoituksen keskusteluun ja kirjoitti näin:

 

”Isoissa yrityksissä sähköinen allekirjoittaminen voi tarkoittaa miljoonasäästöjä.”

Yritysten talous- ja asiakirjahallinta on pitkälti digitalisoitunut, mutta yksi asia on ja pysyy. Allekirjoitusta varten yritykset edelleen tulostavat, allekirjoittavat ja skannaavat asiakirjoja. Muuten digitaalisessa prosessissa on siis yksi paperinen vaihe. Mitä järkeä siinä on? Asianajotoimisto Boreniuksen osakas Samuli 
Simojoki sanoo, että ei siinä juuri järkeä olekaan. Muutoskin on jo nähtävissä.

”Muutos ei ole vielä valtava, mutta koko ajan on enemmän sopimuksia, jotka eivät käy paperilla lainkaan”, Simojoki sanoo. ”Viime vuonna olimme mukana esimerkiksi arvoltaan merkittävässä kansainvälisessä yritysjärjestelyssä, jossa käytettiin vain sähköistä allekirjoitusta.”

Eri toimijat laskevat, että manuaalisesta allekirjoittamisesta aiheutuu hitauden, eri työvaiheiden ja inhimillisten virheiden myötä isot kustannukset.

”Isoissa yrityksissä sähköinen allekirjoittaminen voi tarkoittaa miljoonasäästöjä”, sopimuksenhallinnan pilvipalveluyritys Contractzenin toimitusjohtaja Markus Mikola sanoo. Myös Mikola näkee muutoksen jo orastavan. ”Alalla on monia palveluntarjoajia, ja kaikilla on sellainen kutina, että tästä tulee läpimurtovuosi. Se johtuu siitä, että uusista palveluista on tullut niin helppokäyttöisiä”, hän sanoo.

Mikolan yrityksen ContractZenin palvelussa käytetään useiden eri palvelutarjoajien teknologioita. Sähköisten allekirjoitusten tarjoajista maailmalla yleisimmin käytetty lienee yhdysvaltalainen Docusign. Palveluita tarjotaan tyypillisesti kuukausiveloitteisina pilvipalveluina. Hinnat vaihtelevat euroista kymppeihin kuussa.

Mikolan mukaan järjestelmissä voidaan todentaa, että kukaan ei ole manipuloinut dokumentteja jälkikäteen. Mikolan ja Simojoen mukaan moni empii sähköisen allekirjoituksen juridista pätevyyttä. Lain mukaan sopimuksia koskee kuitenkin muotovapaus. Esimerkiksi suullinen sopimus on ihan yhtä pätevä kuin kirjallinen. Osapuolet voivat myös keskenään sopia, miten sopimus vahvistetaan. Tämä pätee Simojoen mukaan useimmissa maissa.

Mikolan mukaan monesti luullaan, että sopimusten sähköinen allekirjoittaminen vaatisi aina vahvaa sähköistä tunnistautumista. Yleensä tilanteet eivät sitä kuitenkaan vaadi. Laki säätelee esimerkiksi testamentteja ja kiinteistöjä koskevia kauppakirjoja. Sopimusten ja dokumenttien pätevyyden edellytyksenä ei sen sijaan ole erityistä allekirjoitustapaa.

Simojoki ennustaakin, että sähköinen allekirjoittaminen lyö läpi aiemmin sopimusten sijaan yritysten sisäisissä rutiineissa, kuten juuri hallituksen pöytäkirjoissa.

---

Verkossa Kauppalehden artikkelin voit lukea täältä.

Mappien määrä yrityksissä on vähentynyt vuosi vuodelta, mutta kokonaan paperista eroon pääseminen on ollut vain haave. Nyt näyttää vihdoin lupaavalta.

 

1980-luvun yritys oli tiedonhallinnan suhteen aika 1800-lukulainen. Viestintä, taloushallinto ja erilaiset paperilla solmitut oikeustoimet täyttivät hyllymetrejä. Orastava digitalisaatio kosketti yrityksissä vasta yksittäisiä tietoja ja prosesseja.

 

1990-luvulla, faksien valtakauden päättyessä, alkoi myös yrityksen kirjeposti nopeasti vähentyä. Saapuvan ja lähtevän postin laatikko katosi työpöydältä sähköpostin yleistyessä.

 

2000-luvulla vuorossa oli taloushallinto. Paperiset kuitit ja laskut väistyvät sähköisen käsittelyn tieltä. Tämän vuosikymmenen loppuun mennessä viimeisetkin pohtijat ovat sähköistäneet taloutensa.

 

Yrityksen sitkeimmät kansiot ja paperiarkistot sisältävät sopimuksia, pöytäkirjoja, valtakirjoja ja muita tärkeitä asiakirjoja. Niitä on yhdistänyt lähinnä allekirjoituksen tarve.

 

Valtio puuttuu peliin

 

Julkishallinnon kanssa asiointi on ollut yksi merkittävimmistä paperin tuottajista. Valtioneuvosto on kuitenkin siirtynyt sanoista tekoihin, ja Tanskan mallin mukaisesti julkisasioinnissa tullaan siirtymään sähköiseen postilaatikkoon. Tämä poistaa paperin tarpeen sellaiseltakin yritysten väliseltä, yritysten ja kuluttajien väliseltä sekä yksityishenkilöiden keskinäiseltä asioinnilta, jonka kirjalliset dokumentit siirretään myöhemmin myös julkisiin prosesseihin.

 

Erityisesti allekirjoitusta edellyttävien asiakirjojen osalta tämä on erinomaista, sillä lakiperusta on vahva uusitun tunnistamislain ja julkisasiointilain kautta. Yhdessä ne laajentavat sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan käyttöalan käytännössä kaikkialle. Lisäksi käytännön tiedonsiirrolle viranomaisen suuntaan aukeaa kanava Kansallisen palveluarkkitehtuuri (KaPA-)työn yhteydessä.

 

Nyt Suomessa on mahdollista hoitaa osapuolista riippumatta sopiminen ja valtuuttaminen kokonaan sähköisesti. Kansainvälisesti asioitaessa sähköinen allekirjoittaminen on useissa tapauksissa mahdollista, mm. Yhdysvalloissa eSign Act -normin kautta.

 

Jääkö jotain paperille?

 

Menee vielä muutamia vuosia ennen kuin yritysten suomi.fi –palvelu mahdollistaa viimeisillekin viranomaisille kaksisuuntaisen sähköisen asioinnin yritysten kanssa. Kaikki muut sidosryhmät, kaikki muu viestintä, talous ja hallinto ovat jo sähköisesti hoidettavissa.

 

Ei itseisarvo vaan arvo

 

Asiakirjojen ja asioinnin sähköistämisellä ei ole yritykselle mitään erityistä merkitystä itsessään. Sen sijaan asiakas- ja työntekijäkokemuksen parantamisessa se on erittäin voimakas väline. Lisäksi sähköisen asioinnin ajansäästö ja siten prosessien nopeutuminen voi antaa etua esimerkiksi kassavirta- tai kilpailumielessä.

 

Helpoin tapa toimia oman yrityksen tuottavuuskonsulttina on katsoa jokaista yrityksen nurkista löytyvää paperipinoa ja kirjepostia, ja poimia sieltä seuraavat sähköistettävät. Verkosta käytettävien palveluiden avulla hyödyt alkavat kertyä välittömästi.

 

Paperittoman toimiston käytännön vinkkejä löydät esimerkiksi: https://netvisor.fi/uudistu/ .

Sähköinen allekirjoitus ja sen hyödyt ovat vartissa käytössäsi: http://allekirjoitus.visma.fi/

 

 

Verkkopalvelujen ostaminen on vaikeaa

Kirjanpidon ja taloushallinnon ohjelmistot ovat yleensä valmiita, niitä ei räätälöidä asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Mutta moni saa tai joutuu hankkimaan myös asiakaskohtaisia, räätälöityjä verkkopalveluja, mikä tuntuu usein haastavalta. W3 Groupin Senior Advisor Jozsef Pap tietää tämän, mutta hän tietää myös reitin onnistumisiin.

 

Verkkopalveluiden, olivat ne sitten verkkosivuja, verkkokauppoja tai käyttöliittymiä muihin järjestelmiin, ostamisessa on aina haastetta. Ostaja joutuu kuvaamaan toimittajalle haluamansa lopputuloksen, jonka perusteella sitten ruvetaan lapioimaan ja rakentelemaan.

Kuvaus erittäin monimutkaisesti järjestelmästä voi olla hyvinkin ohkainen. Kuukausien työn vaativa projekti saatetaan tiivistää parin A4:n mittaiselle tarjouspyynnölle, jossa monimutkaiset prosessit kuvataan yhdellä otsikkorivillä. Klassinen esimerkki lienee “Verkkosivuilla tulee olla tapahtumakalenteri.”, joka kyllä kertoo, että tapahtumia on, muttei mitä kaikkea niistä olisi tärkeää tuoda käyttäjien näkyville ja mitä niillä tulisi voida tehdä.

 

Neljä askelta yhteisymmärrykseen

Ostajan ja toimittajan kannalta yhteisymmärryksen saavuttaminen järjestelmän tavoitteista ja niiden mittaamisesta on ensiarvoisen tärkeää. Tähän päästäksemme seuraavat askelmerkit olisi hyvä käydä läpi:

1. Ostaja ja toimittaja keskustelevat siitä, mitä halutaan saavuttaa.


2. Toimittaja esittää tapansa toimia ja pyrkii sovittamaan sen asiakkaan maailmaan.


3. Kiinteään toimitukseen ryntäämisen sijaan sovitaan määrittelyvaiheesta, jossa rakennetaan yhdessä riittävä aineisto (wireframe/proto yms) kokonaisuuden arvioimista varten. Lisäksi jo tässä vaiheessa neuvotellaan puitteet yhteistyön jatkamiselle iteratiivisesti, vaihe kerrallaan.


4. Määrittelyn pohjalta syntynyt aineisto peilataan liiketoiminninnallisia tavoitteita vasten ja tehdään päätös mahdollisesta jatkosta.

 

Tässä vaiheessa lienee selvää, että otsikon antamaan kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Jos halutaan käyttää asiantuntijoiden osaamista parhaalla tavalla hyödyksi, on toteutusprosessissa heille annettava vapautta toimia ostajan etujen mukaisesti asiantuntemustaan hyödyntäen. Lopulta ostaja siis ostaa toimintatavan, asiantuntijuuden ja tekijöiden sitoutumisen yhteisiksi muodostuneiden tavoitteiden saavuttamiseen.

Oletko miettinyt mitä arvoa tilitoimistosi tuottaa asiakkaalle? Oletko asiakkaalle kumppani, jonka kanssa yhdessä suunnitellaan tulevaisuutta vai oletko vain tallentamassa tositteita?

 

Minkälaista arvoa tilitoimiston pitäisi tuottaa asiakkailleen? Tilitoimistosta pitää tulla korvaamaton kumppani asiakkaalle. Tätä sivusin hieman edellisessä kirjoituksessaniTilitoimiston menestys vai menetys? Asiaa voi lähteä miettimään esimerkiksi siten, että mitä muuta tilitoimisto voi tarjota asiakkaalle kuin pakollisen kirjanpidon? Tai huomaisiko asiakas eron, jos he hankkisivat palvelut toiselta tilitoimistolta?

 

Korvaamattomalla kumppanuudella tarkoitan sellaisen yhteistyön ja palveluiden tuottamista, jollaista toinen tilitoimisto ei voi tarjota. Tilitoimistoilla on lähtökohtaisesti tiivis suhde asiakkaaseen ja tilitoimisto tietää sellaisia tietoja asiakkaista, joita muut eivät välttämättä tiedä. Voisiko tätä näkökulmaa hyödyntää pidemmälle? Automaattisen taloushallinnon avulla pystytään helposti tuottamaan analyysejä asiakasyrityksen taloudellisesta tilasta. Tällöin lisäpalveluna voisi tarjota esimerkiksi talousjohtaja- tai talouspäällikköpalveluita.

 

Monesti keskustelu ajautuu hintaan tai ostava asiakas on ensimmäisenä kiinnostunut hinnasta. Väitän, että hinnalla ei loppujen lopuksi ole merkitystä, vaan sillä mitä asiakas kokee saavansa. Palvelun arvo muodostuu sekä tämän hetkisestä arvosta, että siitä arvosta, mitä palvelu tulevaisuudessa tuottaa. Nämä asiat voivat olla tilitoimistolle itselleen itsestäänselviä, mutta tietääkö asiakas? Jos tuotat palvelua, jonka tulokset näkyvät kuukausien päähän, muista liittää se hintakeskusteluun mukaan.

 

Arvo muodostuu asiakkaan odotusten ylittämisestä ja siitä mikä on asiakkaan kipujen poistamisen hyöty. Asiakkaat ja asiakkaiden toimintatavat muuttuvat, joten asiakkaiden odottama arvokin muuttuu. Arvon tuottaminen ei ole hetkellinen asia, vaan se on jatkuva prosessi. Tuotettua arvoa pitää pystyä mittaamaan. Vanha totuushan on, että mitä ei voi mitata ei voi kehittää.

 

Itseeni ja edustamaani yritykseen käännettynä, meidän tehtävä on tuottaa tilitoimistokumppaneillemme sellaista arvoa, joka edesauttaa tilitoimistoja menestymään. Tarjota sellainen yhteistyö, jota kilpailijamme ei voi tarjota. Tämän ansiosta tilitoimisto voi puolestaan tarjota asiakkailleen palvelua, jota asiakas ei muualta saa. Kumppaneidemme menestys on meidän menestystä.

 

Alkuperäinen kirjoitus julkaistu LinkedInissä Arvon tuottaminen asiakkaalle | Pasi Koskinen | LinkedIn

Moni liittää termin “Due Diligence” pääosin yrityskauppatilanteisiin ja vähemmän yrityshallinnon arkeen. Tässä piilee suuri mahdollisuus – pitämällä yritys aina tärkeimpien dokumenttien osalta ns. DD-kunnossa, voit saavuttaa selkeitä taloudellisia hyötyjä samalla kun oma työsi helpottuu merkittävästi.

 

Mitä Due Diligence –valmius tarkoittaa taloudellisesta ja liikkeenjohdollisesta näkökulmasta katsottuna?

 

Se tarkoittaa muun muassa seuraavaa:

 

  1. Auditointitilanteet helpommiksi. Yrityksesi on aina lyhyelläkin varoitusajalla valmiina tavanomaisiin pienempiiin ja suurempiin auditointeihin (vero- ja tilintarkastus, rahoituskierros, joint venture -tilanteet jne). Hyvä DD-kunto kasvattaa luottamusta osapuolten välillä ja edistää asioiden sujumista.
  2. Tärkeä tieto heti saatavilla. Löydät etsimäsi tiedon tai asiakirjan aina nopeasti operatiivisten päätösten pohjaksi. Kollegan tai kumppanin pyytäessä sopimustietoa tai vaikka hallituksen päätöstietoja, voit toimittaa ne viipymättä. Ei enää tuntien etsimistä tai epävarmuutta siitä, mikä mahtaa olla viimeisin versio asiakirjasta.
  3. Palvelun laatu. Voit aina tarjota ripeää ja hyvää sisäistä hallintopalvelua ja ulkoista asiakaspalvelua - ilman stressiä ja viiveitä.

 

Ehdotankin, että ”Due Diligence –asenne” kannattaisi ottaa mukaan liiketoimintasi arkeen. Kun voit olla varma, että kaikki sopimusaineisto sekä yhtiöoikeudelliset asiakirjat ovat tallessa ja helposti saatavilla, on bisneksen pyörittäminen helpompaa ja riskittömämpää. Samalla yrityksesi arvo vahvistuu ja on selkeämmin nähtävissä. Et enää unohda sopimusten määräpäiviä, osaat hyödyntää sopimuksessa sovitut ehdot täysimääräisesti ja auditointia yritykseesi tekevät ammattilaiset näkevät heti, että kyseessä on hyvin hoidettu firma.

 

Lakiasian- ja henkilöstöjohtaja Taina Tirkkonen Glaston Oyj:sta tiivistää asian hyvin.

“Yrityskauppatilanteessa, jossa kohdeyrityksellä on kaikki Due Diligence:ssa vaadittavat asiakirjat saatavilla ja helposti jaettavissa auditoivien henkilöiden kanssa, syntyy välittömästi tunne hyvin hoidetusta firmasta. Siitä seuraa jo aloitusvaiheessa luottamus yhteistyön sujumiseen ja olen nähnyt monessa tapauksessa tämän nostavan kyseisen yrityksen arvoa.”

 

Yrityksen arvo on tärkeä mittari yritykselle ja sen omistajille. Valitettavasti aivan liian usein yritykset antavat arvonsa rapistua huolehtimalla heikosti sopimusten ja muiden tärkeiden asiakirjojen tallennuksesta, tärkeimpien tietojen saatavuudesta ja sopimusten sisältämien päivämäärien muistamisesta. Toisin sanoen monet yritykset eivät todellakaan ole jatkuvassa Due Diligence -valmiudessa.

 

Miksi hyvin organisoitu yrityksen asiakirja- ja sopimustenhallinta jää monella pelkäksi haaveeksi? Miksi sopimukset ovat hujan hajan henkilöstön sähköpostilaatikoissa, arkistokaapeissa, erilaisissa yleisissä kansiorakenteisissa pilvipalveluissa kuten Dropbox tai muissa satunnaisissa paikoissa - ilman asiaankuuluvia metatietoja, joilla haluttu sopimustieto löytyisi heti?

 

Tavanomaisin syy tähän on hyvin yksinkertainen: sopimuksia, taloushallinnon aineistoja ja vaikkapa hallituksen kokousten pöytäkirjoja käsittelee sangen moninainen joukko ihmisiä erilaisissa liiketoiminnan tehtävissä ja heillä kaikilla on omat persoonalliset tapansa arkistoida tietoa. Toinen syy heikkoon asiaintilaan on vaikeakäyttöiset, kalliit ja monimutkaiset tietojärjestelmät, joita henkilöstö ei edes halua käyttää.

 

Sopimustenhallinta voisi ottaa oppia CRM-järjestelmistä

 

Jokainen meistä sopimuksia työssään pyörittelevistä voisi oppia jotakin myynniltä ja markkinoinnilta. Myyntiennusteiden kerääminen ja sen pohjalta toimiminen on taitavissa myyntiyksiköissä selkeästi mallinnettu ja CRM-järjestelmällä tuettu. Toisin on sopimustenhallinnan laita. Kirjoitin aiemmin blogissamme tästä – "What Contract Management should learn from CRM Systems”.

 

Sekavana pitkään jatkunut tilanne sopimustenhallinnassa ryövää sinun ja kollegojesi aikaa sekä aiheuttaa turhia taloudellisia ja juridisia riskejä. Mietipä mitä kaikkea asiakkaan ja kumppanien kanssa sovittua tärkeää tietoa makaa vastuuhenkilöittesi sähköpostissa? Ja mitäs siiten, kun he joskus lähtevät talosta….

 

Muutama vinkki sopimuskaaoksen taltuttamiseen

 

Accenturen Iso-Britannian ja Irlannin toimitusjohtaja Rob Woodstock kuvaa sopimuskaaostilannetta hankinta-ammattilaisen näkökulmasta näin:

“Se, että yrityksellä on sopimustenhallinnasta sirpaloitunut ja monimutkainen kokonaiskuva, vaikeuttaa kustannussäästöjen saamista ja myös juridiset riskit voivat kasvaa. Se johtaa myös vaikeuksiin ymmärtää eri sopimuksiin liittyviä erilaisia hinnoittelumalleja. Vaikka hinnat löytyisivätkin, on suuri osa niistä vanhentuneita”, hän kertoo.

 

“Lisäharmina on myös se, että näkyvyys päättyviin tai uusittaviin sopimuksiin uupuu usein kokonaan.”

 

Suomalainen hallitusammattilaisten verkosto, Boardman 2020, listasi hiljan parhaat neuvonsa hyvästä hallinnosta kasvuyritykselle “Kaaoksesta kasvuun – ohjeita kasvuyritysten päätöksentekoon ja hallinnointiin” –oppaaseen. Koko joukko hyviä ohjeita ja selkeä check-lista, jossa yksi pääsuosituksista kuuluu ”Paperit kunnossa koko ajan”.

 

Ote mainiosta ohjekokoelmasta:

Paperit kunnossa koko ajan. Huolehdi, että kaikki materiaali (paperit ja sähköiset versiot) säilytetään huolellisesti ja asianmukaisesti allekirjoitettuna ja viranomaisilmoitukset ajallaan tehtynä siten, että esimerkiksi due diligence -tarkastus voitaisiin suorittaa nopeasti ja vaivattomasti. Tähän materiaaliin kuuluu mm.: tilinpäätökset ja jatkuva talousraportointi, yhtiö- kokousten, hallitusten kokousten ja johtoryhmän kokousten pöytäkirjat liitteineen sekä asiakas-, työ- ja muut tärkeimmät sopimukset.”

 

Lista tärkeistä hallittavista asiakirjoista on pitkä, mutta panostus kannattaa mm. seuraavista syistä: varmistat, ettei kasvun esteitä ole, voit saavuttaa paremman sisäisen ja ulkoisen asiakastyytyväisyyden, varmistat sujuvamman päivittäisen työn, työntekijät ovat yrityshallintoon tyytyväisiä ja mikä tärkeintä - tuet yrityksesi arvon kehitystä.

 

Yrityksen tärkeimpien asiakirjojen onnistunut hallinta ei vain paranna operatiivista toimintaa ja lisää yrityksen arvoa; se myös alentaa merkittävästi stressitasojasi.

 

Mielenrauhaa työpäivääsi toivottaen!

 

Kirjoitus julkaistu alunperin ContractZenin blogissa.

Organisaatioita johdetaan vieläkin kuin armeijoita - todetaan tavoitteet, luodaan oikeanlainen strategia ja sen toteuttamiseksi päätetään toimenpiteistä ja välineistä. Jalkautus ylhäältä alaspäin.

Kuulostaa loogiselta ja toimivalta. Mutta suuri este uudelle menestyskonseptille löytyy omasta pesästä, toteuttava porras kun on ähkynä vielä edellisestä offensiivistä, jonka vaikutuksia valittuun strategiaan ei ole jalkautettu ymmärrettävästi suoritavalle portaalle.

Ihminen haluaa luontaisesti tehdä järkeviä asioita, joihin itsekin uskoo ja silloin se kolmannes, joka vuorokaudesta myydään työnantajalle on erityisen tärkeää aikaa.  "Puhutaan että taas ne on keksinyt siellä kattokerroksessa jotain uutta."

Löytöjen jalkauttaminen on vaan niin vaikeaa koska käskyttämisellä ei saada enää ajattelevia ihmisä tarttumaan toimeen, ainakaan tehokkaasti. Työn mielekkyys katoaa. Jos toimenpiteet perusteellaan ja tuodaan kiireellä suoritettavaksi - tyyliin; tämä päiväkäsky ajaa kaiken edelle...jää se edellinen yrityksen kannalta "elintärkeä" toimi kesken ja aloitetaan uusi "Hypertärkeä" toimi. Kun ymmärystä koetellaan riittävän monta kertaa, syntyy muutosvastarinta.

Tehokkain tapa saada yritys suorittamaan tehtäviään jälleen innostuneesti, on tunnustaa tässäkin haaste, eli muutosvastarinnan olemassaolo. Yksilöistä muodostuvat tiimit, osastot ja lopulta kokonaisuus nimeltä Oy Yritys Ab.

Kun teamliiderit motivoidaan ajoissa uuteen projektiin on heillä puolestaan aikaa sitouttaa hallitusti suorittava porras siten että ymmärretään tulevan toimen mielekkyys. Olemassaoleva projekti pysyy tärkeänä ja se viedään hallitusti päätökseen. Tärkeintä on ymmärtää oman panoksen merkittävyys yritykselle ja sitä kautta myös itselle.Liiketoiminnan kehittäminen ja tehostaminen !

Kaikkihan on mennyt nettiin jo kauan aikaa sitten, tuoko tämä uusi digitalisaation aalto mitään uutta kenellekään? Keräsin tähän muutamia konkreettisia esimerkkejä siitä, mistä oikein on kysymys ja kuinka teknologinen kehitys vaikuttaa eri aloilla.

 

Digitalisaatio nostaa työn tuottavuutta

 

Tässä on kyse säästöistä, joita syntyy kun ihmistyötä siirtyy koneiden tehtäväksi. Parhaassa tapauksessa se ei ole keneltäkään pois vaan ihmisten aikaa säästyy kun rutiinihommat saadaan siirrettyä koneille. Tätä tapahtuu tilitoimistoissa ja taloushallinnossa hyvin konkreettisesti kun paperinpyöritys vähenee, esimerkkinä vaikka nerokas verkkolasku.

 

Sähköinen resepti nostaa koko terveydenhoidon tuottavuutta, koska kaikki vaiheet reseptin kirjoittamisesta apteekin arkistonhallintaan digitalisoituvat. Lastentauteja varmasti oli ja on, mutta jos tarkastelujakso on edes muutama vuosi, niin säästöä syntyy eikä työpaikkoja ole kadonnut tämän takia. Vai onko? Lentoyhtiö SAS on nostanut henkilökuntansa tuottavuutta ja asiakastyytyväisyyttä tuomalla purserien ja stuerttien käyttöön mobiilisovelluksen, jonka avulla matkustajan jatkolento voidaan muuttaa heti – ilmasta käsin – kun tiedetään, että hän ei enää ehdi alkuperäiselle jatkolennolle. Hyöty on helppo ymmärtää, jos matkustajan ei enää tarvitse säntäillä Transfer Deskille selvittämään itse seuraavaa jatkolentoa.

 

Digitalisaatio luo uusia tuotteita ja ammatteja

 

Tilitoimiston tehtävä sinänsä pysyy samana, vaikka paperi häviää. Digitalisaatio luo kuitenkin täysin uusia digitaalisia tuotteita, joita ei kolmekymmentä vuotta sitten ollut olemassakaan. Tällaisia ovat vaikkapa peleissä myytävät lisäosat ja –hahmot. Lautapelejä on ollut aina, mutta moninpelattavassa videopelissä oikealla rahalla ostettavaa vähän hienompaa asetta ei ole ollut vielä kovin kauaa olemassa. Kyseessä on siis täysin digitaalinen tuote, jota ei ole olemassa, jos joku vetää niin sanotusti töpselin irti. Silti sillä on arvoa, josta moni on valmis maksamaan ihan oikeita euroja. Sama pätee lähes kaikkiin sovelluskaupoissa myytäviin sovelluksiin.

Uusia ammatteja syntyy myös koko ajan. 1980-luvun ammattikouluissa tai korkeakouluissa ei voitu kouluttaa hakukoneoptimoijia, JavaScript-ohjelmoijia eikä edes UX-konsultteja. Videokuvaajia ja elokuvatuottajia kyllä koulutettiin, mutta päätoimisia tubettajia ei.

 

Samaan kategoriaan voisin laskea päätöksenteon muuttumisen digitalisaation ansiosta. Konkreettisin esimerkki on datan - ison tai pienen - visualisoiminen ja saaminen saman tien päätöksenteon käyttöön. Tästä on kysymys kun tieto kannattavuudesta, varastosaldosta tai Facebook-mainoksen klikkauskerroista on realiaikaista ja sen perusteella voidaan tehdä toimenpiteitä.

 

Lisääkö digitalisaatio myyntiä?

 

Tässä mennään nopeasti syvälle liiketaloustieteeseen, koska toisille tulee lisää myyntiä, toisille taas ei. Kun energiayhtiö Fortum saa big datallaan etukäteen selville, milloin ihminen muuttaa, hänelle voidaan tarjota uutta sähkösopimusta juuri oikeaan aikaa ja myynti kasvaa. Kun Viking Line saa ihmiset käyttämään mobiiliappsia laivalla ollessaan, heille voidaan tehdä täsmätarjouksia ja myynti kasvaa. Mutta ostavatko ihmiset enemmän asuntoja sen ansiosta, että niitä on helpompi löytää Oikotien appsista?

Hotellialan kokonaismyynti on puolestaan laskenut, koska markkinoille tuli digitaalisia häiriköitä kuten Airbnb ja Couchsurfers, joiden myynti on taatusti kasvanut. Jos taas mietitään jotain perinteistä ja huonosti skaalautuvaa palvelualaa kuten kampaamot, niin fiksuilla tilaus- ja maksujärjestelmillä on varmasti myönteinen vaikutus. Allekirjoittanut ainakin käyttää vain kampaamoita, joihin voi tehdä varauksen netissä.

 

Digitalisaation riskejä

 

Tietoturva on asia, joka on pakko muistaa tässä yhteydessä. Digitalisaatio tuo paljon kivaa ja hienoa kuten älyä koteihin ja viihdettä kännykkään, mutta myös riskejä, joita vastaan on syytä suojautua. Pitkälle tietoturva on kansalaistaito, pientä viitseliäisyyttä salasanojen suhteen ja tietoisuutta pahasta maailmasta, mutta käytösämme on myös netissä kiinni olevia laitteita, joita ei edes voi päivittää. Ilmalämpöpumppu tai nettiin kytketty itkuhälytin voivat olla avoimia ovia tietoturvahyökkäyksille.

 

Tappaako digitalisaatio työpaikkoja? Varmasti, mutta mitä työpaikkoja ja missä? Matkatoimistot tulevat ensin ainakin mieleen, ne ovat kyllä hävinneet sen takia, että matkat varataan netissä. Onko koko alan työllisyys vähentynyt, onkin vaikeampi sanoa.  Sama tilanne pankeissa, tiskin takana ei kukaan enää hoida ottoja ja panoja, mutta onko pankki- ja rahoitusalan työpaikkojen kokonaismäärä laskenut?

Videovuokraamot, levykaupat ja valokuvausliikkeet ovat hävinneet katukuvasta ymmärrettävistä syistä. Mutta Suomen huonot työllisyysluvut eivät kyllä johdu digitalisaatiosta, koska trendi on sama kaikkialla ja silti Kanadassa ja Tanskassa on vähemmän työttömyttä.

 

Anu Halme

W3 Group Finland Oy

anu.halme@w3.fi | +358 400 855688

Miten menestyä, kun asiakkaat tehostavat toimiaan ja vaativat samalla taloushallinnolta reaaliaikaisuutta ja ennustettavuutta? Tämän ja perusrutiinit hoitaa automatisoitu taloushallinto. Viekö automaatio tilitoimistojen työt?

Ei vie. Taloushallinnon automaatio on ja tulee olemaan tilitoimistojen elinehto.

Miten tilitoimisto voi siis hyötyä tässä tilanteessa? Asiakkaan ja tilitoimiston suhde on hyvin vahva ja asiakas kuuntelee tilitoimistoa ja oman kirjanpitäjän mielipiteitä (tai ainakin pitäisi kuunnella). Asiakkaat hakevat tilitoimistoltaan tukea talouden automaattiseen hallintaan ja ennustamiseen, mutta mitä jos tilitoimistolla ei ole tarjota riittävää palvelua asiakkaan tarpeisiin? Haluttu palvelutaso hankitaan sitä tarjoavalta tilitoimistolta. Onko tilitoimistolla varaa menettää asiakkaita sen takia, että sillä ei ole tarjota riittävää palvelua?

Tilitoimistolla on siis loistava tilaisuus olla mukana asiakkaan taloushallinnon uudistamisessa. Koska perusrutiinit ovat automatisoidut, tulee tilitoimiston tarjota laajempia taloushallinnon asiantuntijapalveluita. Tilitoimisto ei voi olla vain kuittien tallentaja vaan sen pitää olla asiakkaan taloushallinnon asiantuntija. Tällöin asiakassuhde vahvistuu ja syvenee. Kirjanpitäjän työ ei häviä, mutta työnkuva muuttuu taloushallinnon neuvonantajaksi.

Loppupelissä kysymys on kuitenkin tilitoimiston tuottaman arvon muutoksesta. Tilitoimiston arvo asiakkaalle pitää olla muuta kuin pakollinen kirjanpito. Tilitoimiston pitää tehdä itsestään asiakkaalle korvaamaton kumppani.

Meidän tärkein tehtävä on auttaa tilitoimistoita menestymään. Menestymiseen tarvitaan kasvustrategian luomista ja määrätietoista yhteistyötä strategian toteuttamiseksi. Näiden tueksi on Partner-ohjelma https://netvisor.fi/tilitoimistoille/.

Alkuperäinen kirjoitus julkaistu LinkedInissä Tilitoimiston menestys vai menetys? | Pasi Koskinen | LinkedIn

Tilitoimistoalan tulevaisuuden näkymiä

22.04.2016

Taustaa

Lappeenrannan teknillinen yliopisto toteutti yhdessä Saimaan ammattikorkeakoulun kanssa haastattelututkimuksen helmi-maaliskuussa 2015. Haastatteluja tehtiin yhteensä 21 kappaletta. Haastateltavien ikä oli välillä 37-61 ja heistä naisia oli 10 ja miehiä 11. Haastateltavat edustivat 1-4 henkilöä, 5-9 henkilöä sekä yli 10 henkilöä työllistäviä tilitoimistoja. Haastatteluun osallistuneilla tilitoimistoilla oli yhteensä noin 5 600 asiakasta ja toimistojen yhteenlaskettu liikevaihto oli noin 27,3 miljoonaa euroa.

Tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa tilitoimistoalan tulevaisuuden kuvaa; muutoksia, uhkia ja mahdollisuuksia. Haastatteluissa yhtenä keskeisenä teemana oli mm. digitalisaation tuomat haasteet tulevaisuuden liiketoiminnalle sekä asiakkaiden nopeasti muuttuvat tarpeet uudenlaisista taloushallinnon palveluista.

Havaintoja haastattelusta

Haastattelujen perusteella yksi keskeisimpiä kehitystrendejä toimialalla on polarisoituminen eli toimistojen kokoerojen kasvaminen sekä toimialan keskittyminen. Haastateltavien mielestä myös pienillä toimijoilla on tilaa toimialalla tulevaisuudessakin, koska pienten toimistojen asiakkaat koostuvat pitkälti ammatin- ja liikkeenharjoittajista, järjestöistä sekä asunto-osakeyhtiöistä, joiden toimintaan sähköisen taloushallinnon vaikutukset ovat vielä varsin vähäiset.

Monet tilitoimistot profiloituvat pitkälti olemassa olevan asiakaskuntansa tarpeiden mukaisesti. Kasvuhaluiset tilitoimistoyritykset pyrkivät saamaan uutta asiakaskuntaa tarjoamalla esimerkiksi sähköisen taloushallinnon palveluita mahdollisimman laajasti ja asiakkaiden kannalta kustannustehokkaasti. Keskittyminen vain tiettyihin toimialoihin ei noussut esille haastatteluissa. Tilitoimistoissa on kyllä toimialakohtaista erikoisosaamista, mutta vahvaa asiakassegmentointia asiakashankinnassa toimialoittain ei ollut havaittavissa.

Kilpailu tilitoimistoalalla on alueellisesti vaihtelevaa ja toimistot pyrkivät kehittämään ja uudistamaan palveluitaan lähinnä olemassa olevien asiakkaiden tarpeiden pohjalta. Ketjuuntumisen lisääntyminen oli selkeästi haastatteluissa havaittavissa ja sen uskottiin tuovan kannattavuusetuja.

Käytännön työtehtävien muutoksen osalta haastateltavat olivat vahvasti sitä mieltä, että lähitulevaisuudessa peruskirjanpito tulee muuttumaan yksinkertaisemmaksi. Visionääriset tilitoimistoyrittäjät ovat kehittäneet uusia tuotteita ja palveluita alalle, joita myydään toisille tilitoimistoille. Haastateltavat näkevät, että digitaalinen taloushallinto ei ole niinkään kiinni tilitoimistoyrityksen koosta vaan lähinnä tilitoimiston asiakaskunnasta. Tilitoimistot pyrkivät koosta huolimatta tarjoamaan asiakkaillensa heidän toimintansa kannalta hyödyllisimmät ja parhaat palvelut.

Kilpailun kiristyessä haasteena nähtiin, että miten jatkossa pystytään palvelemaan asiakkaita kustannustehokkaasti tinkimättä palvelun laadusta.

Kokonaisuudessa uhkakuvana ei nähty työn katoaminen, vaan enemmänkin uhkana on se, mistä saadaan alalle riittävän pätevää henkilökuntaa. Tulevaisuuden tilitoimistoalalla tarvitaankin uudenlaisia osaajia, jotka ymmärtävät digitalouden lainalaisuudet sekä alan substanssiosaamisen.

Lopuksi

Lopulta asiakas hyötyy aina eniten kilpailun kiristyessä. Asiakkaan kirjanpito tehdään yhä edullisemmin, nopeammin ja laadukkaammin. Nykyiset taloushallinnon järjestelmät mahdollistavat rutiinitöiden automatisoinnin ja tilitoimiston rooli muuttuu yhä enemmän konsultoivaksi.

Tilitoimistojen kilpailuttaminen ja toimiston vaihtaminen on entistä helpompaa asiakkaalle ja kirjanpitäjä on ennen kaikkea asiakaspalvelija tuoden lisäarvoa yrittäjälle. Perinteinen kuva nutturapäisestä, kuivasta kirjanpitäjästä ja pelokkaasta asiakkaasta on jo historiaa.

Mikään yritys ei ole kannattava ilman myyntiä. Myynti on yrityksen tärkein osasto. Jos ei ole myyntiä, eivät asiakkaat tiedä yrityksestä ja jos asiakkaat eivät tiedä yrityksestä, ei yritys voi saada liikevaihtoa.

 

Mikä on myyntiä? Myyntiä on kanssakäymistä asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan kanssa. Kaikessa kanssakäymisessä, pitää olla tavoitteena myydä uudelle asiakkaalle palveluita tai olemassa olevalle asiakkaalle lisäpalveluita. Erinomainen asiakaspalvelu, jolla lisätään asiakastyytyväisyyttä ja -lojaaliutta, sisältää perimmiltään myös samat tavoitteet.

 

Kuulen usein tilitoimistolta, että me ei osata myydä tai jopa, ettei me haluta myydä. Myynti koetaan vaikeana tai pahimmillaan palveluiden tyrkyttämisenä asiakkaalle. Tämä johtuu siitä, että aiemmin tilitoimistojen ei tarvinnut myydä, vaan asiakkaita tuli ovesta sisään. Nykyään tilanne on toinen: asiakkaita ei enää kävele sisään, niitä pitää etsiä ja niistä pitää pitää kiinni. Väitän silti, että tilitoimistot osaavat myydä ja myyvät koko ajan, sitä ei vain huomata tai osata nähdä myyntinä.

 

Eräs tilitoimiston omistaja sanoi kerran, että kun potentiaalinen uusi asiakas tulee istumaan samaan pöytään hänen kanssaan, hän saa siitä asiakkaan. Tämä on myyntiä parhaimmillaan! Ainoa ongelma omistajalla oli, että kuinka se asiakas saadaan istumaan sinne pöydän toiselle puolelle. Ongelmaan oli helppo ratkaisu eli soitto ja asiakkaan luokse meneminen.

 

Kirjanpitäjät ja palkanlaskijat keskustelevat melkein päivittäin asiakkaiden kanssa. Heillä on paras tuntemus asiakkaasta. Heillä on erinomainen mahdollisuus tehdä lisämyyntiä olemassa oleville asiakkaille, käytännössä huomaamatta. Normaalien rutiinien ohella on luontevaa kertoa uusista palveluista tai yhteistyökumppaneista.

 

Tilitoimiston johtoa ja työntekijöitä pitää rohkaista ja kouluttaa myyntiin ja myyntiprosessin hallintaan. Tarkoitus ei ole tehdä kirjanpitäjistä ja palkanlaskijoista myyjiä, vaan vahvistaa heidän osaamistaan ja kirkastaa myyntitapoja.

 

Tämä ei ole yleistys kaikkia tilitoimistoja kohtaan. On paljon tilitoimistoja, joilla edellä mainitut ovat jo valmiiksi mietittyinä ja jotka tekevät menestyksekästä myyntiä. Juuri nämä tilitoimistot ovat niitä, jotka kasvavat nopeammin ja menestyvät. Myynti on kannattavan toiminnan edellytys.

 

Asiakkaat luottavat tilitoimistoon ja hyvin usein tekevät, kuten tilitoimisto suosittelee. Syy tähän on se, että  tilitoimiston asiantuntijuutta pidetään korkeassa arvossa. Se on myös tilitoimistojen myyntivaltti: mahdollisuus tuottaa asiakkaalle lisäarvoa ja parempaa asiakaskokemusta eli toisin sanoen, tehdä myyntiä.

 

Me tarjoamme myyntikoulutusta tilitoimistokumppaneillemme. Minulla on lähes kymmenen vuoden kokemus menestyksekkäästä myynnistä, joten tiedän miten teidänkin myynti saadaan nousuun. Ole yhteydessä, niin kerron lisää.

 

Blogi on julkaistu aiemmin  Tilitoimisto ei osaa myydä | Pasi Koskinen | LinkedIn

 

Pasi Koskinen

Kumppanivastaava

Visma Solutions Oy

Evoluutio manuaalisista tilikirjoista sähköistettyyn taloushallintoon kesti Suomessa yli 60 vuotta. Taloushallinnon automaatio ja monet pilvipalvelut etenevät edelleen vauhdilla ja jokainen kehityshaluinen taloushallinnon ammattilainen miettii, mistä seuraava taloushallinnon tuottavuusharppaus voisi syntyä? Miten taloushallinto voisi paremmin tukea liiketoimintaa?

 

Integroidusta sähköistetystä taloushallinnosta on saatu mittavia säästöjä sekä työajan että eurojen muodossa. Sähköistämisen jälkeen järjestelmien kehitys on monen yrityksen kohdalla ollut kuitenkin pistemäistä ja keskittynyt pilveen siirtymiseen ja integraatioihin. Erittäin hyvä näin, mutta yksi alue on unohtunut monelta kokonaan: yrityksen sopimuskanta ja muut yhtiöoikeudelliset asiakirjat kuten hallituksen ja yhtiökokousten pöytäkirjat ovat edelleen turhan usein talletettuna useampaan säilytyspaikkaan, omaan dokumenttisiiloonsa, josta niihin sisältyvien tärkeiden tietojen nopea löytäminen on todella vaikeata.

 

Sopimussiiloista kokonaiskuvaan

 

Osa sopimuksista ja hallitusdokumentaatiosta on talous- ja hallintopäällikön selän takana, osassa yrityksiä toimitusjohtaja ja muu operatiivinen johto säilyttää omat sopimuksensa mapeissa, pilvessä tai sähköpostilaatikossaan. Tavallinen tilanne on, että ostosopimukset kunkin osaston päällikön hoteissa, myyntisopimukset asiakkuudenhallintajärjestelmässä ja myyntihenkilöiden sähköposteissa ja henkilöstöön liittyvät sopimukset tiukasti erillään HR-järjestelmässä.  Tällaisessa tilanteessa kokonaiskuvaa yrityksen vastuista ja velvoitteista on erittäin työlästä kaivaa esiin. 

 

Yllä kuvattu haaste on globaali. Kansainvälinen, hyvää sopimustenhallintaa edistävä yhdistys IACCM on tutkinut, että vaikka 80 % liiketoiminnasta perustuu sopimuksiin, on 20 % kaikista sopimuksista pysyvästi kateissa. Suuria riskejä synnyttävä tilanne, joka kannattaa korjata, ja samalla parantaa taloushallinnon tarjoamia sisäisiä palveluita.

 

Miten taloushallinnon palvelutasoa ja tuottavuutta sitten voi lisätä?

 

Suurinta remonttia vailla ovat yritysten jokapäiväinen sopimustenhallinta ja hallituksen kokousten hallintaan liittyvät ajastaan jälkeenjääneet käytännöt.

Alla muutama ehdotus parempaan palveluun, riskienhallintaan ja tuottavuuteen:

 

  • Operatiivisessa toiminnassa syntyvät sopimukset ovat usein missä sattuu ja siksi niiden toteuttamista ei seurata kunnolla. Hyvän hallintotavan edistämiseksi sopimukset kannattaa koota keskitettyyn paikkaan ja asettaa samalla tärkeisiin määräpäiviin automaattiset hälytykset sopimuksen päättymisajoista ja tarkistuspisteistä. Näin saadaan sopimusten taloudelliset ja juridiset riskit paremmin hallintaan. Yksikin unohtunut sopimuksen irtisanominen on turhaa. Myös sopimukseen kirjatut hyödyt jäävät helposti kotiuttamatta jos sopimuksen toteuttamisen vastuu jää kiireiselle myyntijohtajalle.
  • Sopimustiedon hakuun tärväytyy valtavasti aikaa. Taloushallinnon ammattilaiset turhautuvat metsästäessään milloin mitäkin sopimustietoa liiketoiminnan pyynnöstä.  Keskitetty, asiasanojen avulla toimiva sopimuskanta hyvillä hakutoiminnoilla säästää kaikkien aikaa ja sinun hermojasi. Sopimustieto tulee tarjota ajasta ja paikasta riippumattomasti, myös mobiililaitteilla. Näin toimiessa liiketoiminta saa parempaa, nopeampaa palvelua, eikä taloushallinnosta tule turhaa pullonkaulaa.
  • Monet nykyiset hallituksen kokouskäytännöt ovat auttamattoman hitaita ja työläitä, eivätkä kovin tietoturvallisiakaan. Eivätkä tilinpäätöksen hallinnollisessa osiossa tarvittavat asiakirjat aina ole helposti koostettavissa. Hallitustyöskentelyssä syntyvät pöytäkirjat ja muu dokumentaatio kannattaa kerätä hallitusti yhteen paikkaan, jonne asianosaisilla on helppo pääsy. Samoin hallituksen kokouksiin liittyvä kutsumenettely ja aineiston ennakkoon jakaminen on hyvä siirtää pois suojaamattomasta sähköpostista, turvallisempaan pilvipalveluun.  Taloushallinto voi olla tässä palveluntarjoajan roolissa, aiempaa tehokkaammin ja helpommin.

 

Ulkoinen tarkastus: painajaisen sijasta unelmatilanne

 

Ulkoisissa tarkastuksissa, kuten verotarkastus, tilintarkastus ja yrityskauppatilanteiden Due Diligence -menettely, tarvitaan yrityksen taloudellisesta tilanteesta kertovan tiedon lisäksi tietoja henkilökunnasta, immateriaalioikeuksista, sopimusvelvoitteista, vakuutuksista, yhtiökokouksista, hallituksen kokouksista ja niiden pöytäkirjoista sekä monista muista yhtiöoikeudellista asiakirjoista.

 

Kun samaan paikkaan (tietoturvalliseen pilvipalveluun) tuodaan edellä mainittujen tietojen rinnalle keskeiset tarkastuksissa tarvittavat taloushallinnon asiakirjat, kuten taseet ja tuloslaskelmat, syntyy taloushallinnon rinnalle yrityshallinnon kokonaisuus, joka tekee yrityksestä kertaheitolla jatkuvasti Due Diligence –valmiin.

 

Lainaan Glaston Oyj:n lakiasiain- ja henkilöstöjohtaja Taina Tirkkosen hyvän kiteytyksen:

 

”Yrityskauppatilanteessa se, että arvioinnin kohteena olevalla yrityksellä on kaikki Due Diligence -tarkastuksessa tarvittavat tiedot ja dokumentit helposti saatavilla ja jaettavissa, tuo minulle heti tunteen, että kyseessä on hyvin hoidettu firma. Se tuo luottamusta alkavaa yhteistyötä kohtaan, helpottaa yrityksen arviointia ja monessa tapauksessa nostaa yrityksen arvoa.”

Seuraava askeleesi?

 

Voit taputtaa itseäsi olalle, sillä olet tehnyt jo valtavan työn viedessäsi yrityksesi taloushallinnon pilveen ja ottaessasi käyttöön monia hyödyllisiä integraatiota. Asiakaskokemusta korostavalla ja kiihtyvän kilpailun aikakaudella se ei enää kuitenkaan riitä. Muovaa seuraavalla tuottavuusaskeleellasi yrityksesi taloushallinnosta yllä kuvatun kaltainen laajemmin yrityshallintoa palveleva ja kehittävä ’ihmekone’.  Työkalut siihen ovat jo olemassa, myös pk-yritykselle.

 

Taloushallinnon ammattilaiselle on siis tarjolla kaksi hyvin erilaista roolia:

 

  1. Voit jäädä aloillesi lakisääteisten toimintojen hoitajaksi ja prosessien viilaajaksi, tai

  2. Voit ryhtyä yrityksesi kasvun tueksi ymmärtämällä ja tulkitsemalla yrityksen toimintaympäristöä, riskejä ja mahdollisia kasvutaskuja. Tähän tarvitset yllä kuvatun kaltaisen yrityshallinnon kokonaisuuden.

 

Jälkimmäisessä roolissa taloushallinnon ammattilainen siirtyy tukifunktion työmyyrästä ennakoitavuutta lisääväksi ja kasvua tukevaksi kumppaniksi, joka saa omaan työhönsä uutta virtaa kasvun mahdollisuuksien Sherlock Holmesina ja myös rutiinien edelleen vähentyessä itsepalvelun myötä.

 

Onnea matkaan!

Riitta Raesmaa, ContractZen

Twitterissä @raesmaa

Talouden pitämiseksi hallinnassa, kannattaa verkkokauppiaan seurata muutamia avainmittareita ja analysoida niitä niin verkkokaupan kirjanpidon kuin rahaliikenteenkin näkökulmasta.

 

Seuraa näitä lukuja

 

Myynti

 

Myyntiä kannattaa seurata sekä tuoteryhmittäin että tuotteittain. Seuraamalla ostoskorien kokoonpanoa saadaan myös vihiä asiakkaiden ostomieltymyksistä.

laskin

 

Kulut

 

Huomioi kiinteiden kulujen lisäksi erityisesti tuotteiden myynnistä ja markkinoinnista aiheutuvat kulut. Mikäli vain mahdollista, kannattaa kulut pyrkiä yhdistämään siihen tuotteeseen tai tuoteperheeseen, johon ne liittyvät. Näin on mahdollista seurata kampanjoiden tehokkuuden ja tuoton lisäksi myös esimerkiksi ostajaprofiilikohtaisten hinnoittelumallien kannattavuutta.

 

Kannattavuus

 

Kannattavuuden seuraaminen on käytännössä myynnin ja kulujen vertailua. Olennaista on, että kulut koostuvat kunkin tuotteen hankintakuluista ja yleisistä kiinteistä kuluista. Sinun tuleekin varmistaa, että yhteenlaskettu kate riittää kattamaan myös yleiset kiinteät kulut, eikä vain tuotteiden hankintakuluja. Tämän vuoksi kannattaa harkita yleisten kulujen jyvittämisestä yksittäisille tuotteille.

 

Varaston kiertonopeus

 

Varaston kiertonopeuden seuranta tarkoittaa käytännössä varastoon sitoutuvan rahamäärän seuraamista – eli kuinka kauan kestää keskimäärin, ennen kuin varastossa odottava tuote saadaan myytyä. Tämä on tärkeä asia, kun määrittelet katetta tuotteelle tai tuoteperheelle. Jos kyseessä on matalakatteinen tuote, kestää erän hankintahinnan takaisin kerääminen kauemmin, joka taas asettaa vaatimuksia mm. toimittajien ja päämiesten kanssa neuvoteltaville maksuajoille.

 

Maksu- ja toimitustapojen jakauma

 

Asiakkaiden käyttämien maksu- ja toimitustapojen seuraaminen on tärkeämpää, kuin voisi kuvitella. Vain seuraamalla asiakkaiden käyttäytymistä, voi verkkokauppa valita oman toiminnan kannalta kannattavat maksu- ja toimitustavat, sekä helpottaa pankkitilien täsmäyttämistä.

kortti

 

Maksutapojen kustannuksissa on nimittäin eroja: verkkopankkimaksut eivät ole yksikkökohtaisesti kovin kalliita, kun taas korttimaksut ja laskut ovat verkkokaupalle hieman kalliimpi maksutapa, mutta sitä yleensä kompensoi arvokas ostoskori. Erä- tai osamaksuratkaisut taas ovat verkkokaupalle lähes aina ilmaisia. Myös toimituskulujen hinnat verkkokaupalle vaihtelevat, mutta ne verkkokauppa voi halutessaan kuitenkin siirtää asiakkaalle.

 

Miten seuraat

 

Seurantaa voi, ja kannattaa tehdä usealla eri aikaperspektiivillä. Joitain asioita kannattaa seurata vuosineljänneksittäin tai kuukausittain, toisia taas viikoittain tai päivätasolla. Seurantajakson valinta perustuu osittain seurannan tarpeeseen ja osittain taas siihen, kuinka nopeasti asiat muuttuvat ja kuinka suuret vaikutukset niillä on toiminnan kannattavuudelle.

 

Yleensä verkkokaupan taloushallinnosta vastaavat joutuvat hankkimaan raportointiin ja seurantaan tarvitsemansa tiedot monesta eri järjestelmästä. Moni joutuukin perustamaan analyysinsä verkkokaupan myynnistä ja myyntitoimenpiteiden kannattavuudesta edellisten kuukausien dataan ja sen avulla ennustamaan tulevaa. Seurannan ja raportoinnin ei kuitenkaan täydy olla näin vaikeaa. Tietyt maksupalveluiden tarjoajat mahdollistavat verkkokaupan myynnin reaaliaikaisen seurannan, kirjanpidon ja täsmäytyksen – joten valitse maksutapojen tarjoaja huolella.

 

Lue lisää Talousjohtajan oppaasta verkkokaupan raportointiin

Verkkokaupan myynnin ja muiden avainlukujen seuraaminen on tärkeää, sillä oman nettikaupan kannattavuuden voi varmistaa vain olemalla ajan tasalla tuloista ja menoista. Eri lukuja kannattaa seurata myös siksi, että omaa toimintaa voisi tehostaa ja optimoida. Lisäksi verkkokaupan pyörittäminen on elinkeinotoimintaa, joten Suomen laki vaatii raportoimaan mm. myynnit tietyllä tavalla osana kirjanpitoa.

 

Kirjanpitolain näkökulmasta keskeisin dokumentti on verkkokaupan myyntiyhteenveto. Verkkokaupan kirjanpidosta ja tositteista on selvittävä kuinka paljon se on myynyt ja maksanut kuluja liiketoiminnan harjoittamisesta. Jäljelle jäävä voitto on veronalaista tuloa, ja arvonlisävero määritellään ja maksetaan yleensä kuukausittain arvonlisäveron alaisten myyntien ja arvonlisäveroa sisältävien ostojen erotuksena.

 

Myyntiyhteenveto

    • Ajanjakso, jolta raportti muodostettu.
    • Myynti eriteltynä siten, että verotuksessa samalla tavoin käsiteltävät myynnit on summattu, eli esim. alv-kannoittain
    • Myynti eriteltynä johdon näkökulmasta tarkoituksenmukaisella tavalla, esim. kustannuspaikoittain, jos tarve
    • Myynti eriteltynä maksuvälineittäin
    • Mahdolliset myynnin oikaisut, kuten alennukset, palautukset ja hyvitykset huomioitu myös raportilla

 

Verkkokaupan myynti koostuu eri maksutavoilla tehdyistä ostoksista. Kirjanpitolaki edellyttää, että yritys säilyttää kunkin myyntiyhteenvedon sisältämät tapahtumat yksitellen ja päiväjärjestyksessä 10 vuoden ajan. Raporttiin tarvitaan myös maksunvälittäjien yhteenvedot perityistä provisioista ja kuluista, sekä mahdollisesti myös tilittämättä oleva summa kuukauden lopussa.

 

Tietyt maksupalveluiden tarjoajat helpottavat verkkokaupan kirjanpitoa tuottamalla järjestelmästään sellaista aineistoa myynnistä, joka voidaan käsitellä kirjanpitojärjestelmässä myyntilaskujen tavoin. Maksupalveluiden tarjoaja voi parhaimmassa tapauksessa tarjota verkkokaupalle myös sellaisen integraation taloushallinnon järjestelmien kanssa, joka mahdollistaa verkkokaupan myynnin reaaliaikaisen seurannan, kirjanpidon ja täsmäytyksen.

 

Lakisääteisten velvoitteiden lisäksi verkkokaupan on syytä seurata omaa toimintaansa varmistaakseen toimintansa kannattavuuden ja turvatakseen sen jatkuvuuden. Keskeisintä on seurata tilikauden tulojen ja menojen eroa, eli voittoa. Nettikaupan menestys rakentuu kuitenkin useista eri tekijöistä, ja siksi aina kannattaa seurata mm. myös varaston kiertonopeutta sekä maksu- ja toimitustapojen jakaumaa.

 

Lue lisää Talousjohtajan oppaasta verkkokaupan raportointiin

Tänään on viimeinen mahdollisuus laskuttaa 14 päivän maksuajalla siten, että rahat kotiutuvat yrityksesi kassaan vielä vuoden 2015 aikana.

 

MIKSI KOTIUTTAA RAHAT ENNEN VUODENVAIHDETTA?

Moni yritys laskuttaa kuluvan kuun aikana toimitetut palvelut vasta kuun lopussa. Vakavaraiselle yritykselle tämä voi olla hyvä toimintamalli - 11 kuukautena vuodessa.

 

Tilikauden päätöskuukausi, eli useimmille meistä juuri vuodenvaihde, on kuitenkin poikkeus. Tilinpäätöksestä muodostuu pysäytyskuva yrityksesi taloudellisesta tilasta. Se millainen tämä kuva on, vaikuttaa mm. yrityksesi mahdollisuuksiin saada ulkopuolista rahoitusta, rahoituksen hintaan ja viime kädessä yrityksesi arvoon.

 

LÄHETÄ LASKUSI TÄNÄÄN!

Yrityksen taseesta käyvät ilmi myyntisaamiset sekä rahat ja pankkisaamiset. Näiden välinen suhde kertoo yrityksesi tehosta kotiuttaa saataviaan. Kun lähetät laskusi tänään 14 päivän maksuajalla, on saatavien eräpäivä vuoden 2015 puolella. Kotiuttamalla rahat nyt pienennät taseessa näkyvää myyntisaamiset-riviä ja kasvatat rahat ja pankkisaamiset-riviä.

 

Tällä yksinkertaisella toimenpiteellä on edullinen vaikutus siihen, miltä yrityksesi taloudellinen tilanne näyttää ulkopuolisen silmin.

Hei,

Olemme julkaiseet uuden kassavirtaennusteen nyt kaikkien asiakkaidemme käyttöön. Haluaisin kertoa mitä olemme pyrkineet toteuttamaan uudella toiminnolla. Tärkein päämäärä meillä on ollut, että uusi kassavirtaennuste ei ole pelkkä raportti, vaan se on työkalu. Yrittäjillä ja yrityksen taloudesta vastaaville henkilölle tarjoamme nyt uuden mallin, jolla yrityksen lyhytaikainen kassavirta on mahdollista suunnitella, ei vain raportoida.

 

Keskeisiä teemoja:

- Kassavirtaennuste kokoaa tiedot muista moduleista (myynti, sopimuslaskutus, tilaukset, ostot, palkat, arvonlisäverot ym...)

- Näyttää viimeisimmät päivitetyt pankkitilisaldot

- Ennusteeseen on mahdollista tehdä omia merkintöjä tapahtumista, joita ei ole vielä Netvisorissa, mutta tiedetään että ne vaikuttavat positiivisesti tai negatiivisesti tulevaan kassavirtaan

- Ennusteessa voi siirtää esim. ostolaskun maksupäivää tulevaisuuteen yhtenä toimenpiteenä maksuvalmiuden säilyttämiseksi

- Kassavirta seuraa sekä operatiivista että kokonaismaksutilannetta. Operatiivinen kassavirta kertoo liiketoiminnasta kertyvän rahavirran ilman rahoituksen tuottoja ja kuluja.

 

Raportoi, suunnittele ja toteuta. Kolme keskeistä tehtävää, jonka avulla yrityksen lyhytaikainen kassavirran suunnittelu tapahtuu. Parhaan hyödyn uudesta toiminnallisuudesta saa kun hyödyntää Netvisor-palvelussa olevia toimintoja mukaanlukien palkanlaskenta, jolloin saamme automaattisesti suunnitelmiin myös mukaan tulevan palkkakustannuksen. Samoin päivittäin noudettava tiliote mahdollistaa viimeisimmän pankkitilisaldon. Toki sen voi myös aina päivittää meidän palvelumme avulla.

 

Yrittäjät. Kokeilkaa miten uusi toiminnallisuus toimii ja miten sen avulla saa lyhytaikaisen kassavirran suunniteltua.

Yrityksen taloudesta vastaavat (mukaan lukien tilitoimistot), tarjotkaa aktiivisesti uutta kassavirtaennustetta yrittäjille työkaluksi. Se lisää varmasti taloushallinnosta saatavaa hyötyä myös teidän asiakkaillenne. Uusi kassavirtaennuste kuuluu osto-osioomme ja se ei ole erikseen hinnoiteltu tuote.

 

Kertokaa myös mielipiteenne uudesta toiminnallisuudesta. Tulemme sitä päivittämään jo muutaman viikon sisällä. Se on ollut yksi tärkeimmistä tämän vuoden tuotekehityksen tehtävistä ja sitä tullaan aktiivisesti kehittämään myös tulevaisuudessa.