Visma Signin uudet käyttöliittymäominaisuudet - ohje

Versio 1

    Alla koonti uusimmista Visma Signin käyttöliittymäominaisuuksista.

     

    YLEISTÄ

    Visma Sign palvelussa pääkäyttäjä voi muokata toiminnallisuuksia "Asetukset"- kohdassa. Muokattavia asioita on käyttäjien kutsuminen, käyttäjien hallinta, käyttäjäryhmien hallinta ja dokumenttikansiot sekä oletussähköposti- ja tekstiviestit. Tämän lisäksi dokumenttiarkistosta voidaan luoda uusia kansioita käyttäjille.

     

    ARKISTON LUOMINEN

    Kaikki dokumentit kannattaa aina tallentaa erilliseen arkistoon palvelussa. Jos dokumenttia ei talleteta kansioon lähetysvaiheessa, se jää näkyviin palvelun juureen ja kaikille käyttäjille. Uusi kansio luodaan arkistossa siten että annetaan kansioille nimi, jonka jälkeen painetaan "Tallenna kansio"- painiketta.

     

    Kuva1.jpg

     

    Kun kansiot on muodostettu, lähdetään luomaan käyttäjäryhmien hallintaa.

     

    Kuva2.jpg

     

    Kuvaukseen kirjataan mitä allekirjoitettavia asiakirjoja kyseinen ryhmä käsittelee, sekä niiden kansioiden nimet, joissa näitä asiakirjoja käsitellään.

    Ryhmälle annetaan oikeuksia valitsemalla ”Lisäoikeus".

     

     

    Lisäoikeudet annetaan kansiokohtaisesti. Valitaan "Kansio" sekä valitaan tälle ryhmälle myönnettävä "Oikeus" tähän kansioon.

     

    Vaihtoehdot ovat:

    - Pääkäyttäjäoikeus

    - Dokumenttien hallinta

    - Dokumenttien katselu

     

    Tarvittaessa ryhmälle myönnetään samalla tavalla oikeudet useampaan kansioon

     

    Kun ryhmän kansion hallinta on valmis, niin tallennetaan muutos ja se näkyy käyttäjäryhmien hallinnassa.

     

    Jos joku käyttäjä kuuluu samaan aikaan useampaan tiimiin ja hänelle halutaan antaa laajemmat oikeudet, hänelle kannattaa perustaa erillinen ryhmä. Kyseiselle ryhmälle annetaan oikeudet valittuihin kansioihin.

     

    Yksi henkilö voi kuulla vain yhteen käyttäjäryhmään.

     

     

     

    KÄYTTÄJIEN HALLINTA

     

    Pääkäyttäjä voi nähdä ja hallinnoida asetuksissa "käyttäjien hallinta"- osassa. Käyttäjiä lisätään siten, että annetaan käyttäjän sähköpostiosoite, puhelinnumero +358 muodossa, valitaan käyttäjäryhmä ja valitaan kieli millä kutsu lähtee rekisteröintiviestissä. Täällä näkyy käyttäjien nimi sekä se sähköpostiosoite, josta allekirjoituskutsu lähtee asiakkaalle ja palaa takaisin allekirjoitettuna. Esimerkiksi jos yhdellä ryhmällä on yksi postilaatikko jonne halutaan saada kaikki allekirjoitukset, niin se kannattaa määrittää käyttäjän sähköpostiosoitteeksi "Käyttäjät"- kohdassa uuden käyttäjän kutsun lähettämisen jälkeen. Puhelinnumerokenttä toimii Visma Signin asiakaspalvelun työkaluna, jonka kautta voidaan asioida kyseisen käyttäjän kanssa. Käyttäjäryhmän hallinta ja vaihto tehdään samasta paikasta. Jokainen muutos pitää aina tallentaa erikseen.

     

    Lopuksi vielä valitaan "Käyttäjien hallinta"- osio ja valitaan käyttäjäkohtaisesti mihin ryhmään he kuuluvat.

     

    Kuva3.jpg

     

    SÄHKÖPOSTIASETUKSET

     

    Palvelussa voidaan tehdä valmiiksi vakiopohjaisia viestejä, joita käytetään kun lähetetään sähköpostin avulla asiakkaalle kutsun allekirjoittaa asiakirja. Kutsuviestin muokkaus tapahtuu käyttöliittymässä, kohdassa: asetukset- yritys. Kun viesti on kirjoitettu, se tallennetaan. "Viestin tunniste" on valittavan viestin nimi, josta tulee helposti saada selväksi, missä tilanteissa kyseistä viestiä käytetään.

     

    Tämän alla on kaikki viestipohjat. Pääkäyttäjä pääsee itse muokkaamaan ja poistamaan vanhoja pohjia.

     

    Kuva4.jpg

     

    TEKSTIVIESTIASETUKSET

     

    Palvelussa voidaan tehdä valmiiksi tekstiviestipohjaisia viestejä, joita käytetään kun lähetetään tekstiviestillä kutsu allekirjoittamaan. Kutsuviestin muokkaus tapahtuu käyttöliittymässä, kohdassa Asetukset- Yritys- Saateviestipohjat. Kun viesti on kirjoitettu, niin se tallennetaan. Kutsussa voi olla 160 merkkiä. Tekstiviestipohja luodaan painamalla ”Lisää uusi saateviestipohja” painiketta.

     

    Tämän jälkeen kirjoita viesti ja tallenna se.

     

    Tekstiviestillä ei ole erillistä nimeä, vaan koko viesti näkyy listassa. (Seuraavaan VismaSign –versioon lisätään tekstiviestin tunniste)

    Kuva5.jpg

    ASIAKKAALLE NÄKYY

     

    Allekirjoittajalle viestit näkyvät seuraavasti:

     

    Sähköpostikutsussa

     

    Visma Sign kirjoitti sinulle seuraavan viestin:

    Ohessa lupaamani kutsu allekirjoittamaan sähköisesti asiakirja.  (Tällä rivillä näkyy lähettäjän kirjoittama viesti)

     

    Lähettäjän nimi
    Yritys
    puh. nro
    email

     

    Tekstiviestissä

     

    Saat kohta erillisen tekstiviestin sähköiseen allekirjoitukseen.
    Jos sinulla on kysyttävää, soita 050 0000000 / Lähettäjä/ Yritys

     

     

    SÄHKÖPOSTIRYHMÄT

     

     

    Jos lähetetään säännöllisesti vakioryhmälle allekirjoituskutsuja, näitä ryhmiä voidaan luoda asetuksissa "Sähköpostiryhmä"- kohdassa.

     

    Kun luodaan uusi ryhmä, ensimmäisellä kerralla kirjoitetaan ryhmän nimi ja ryhmän ensimmäisen allekirjoittajan sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero jonka jälkeen ryhmä tallennetaan. Tämän jälkeen valitaan uudestaan oikea ryhmä ja kirjoitetaan seuraavan allekirjoittajan sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero ja taas muistetaan tallentaa ryhmä. Näin lisätään uusia allekirjoittajia.

    Kuva6.jpg

     

     

    LISÄTIETOJA VISMA SIGNIN OMINAISUUKSISTA:

    Antti Larvala

    Kehitysjohtaja

    Visma Sign

    antti.larvala@visma.com

    050 4343343