Säästöä ja arjen mukavuutta ostolaskuautomaatiolla

Versio 2

    Manuaaliseen ostolaskujen käsittelyyn saa helposti kulumaan yhden ihmisen työpäivän. Laskut on käytävä läpi, asiatarkastettava ja hyväksytettävä. Hyväksyntä saattaa viivästyä, kun oikea henkilö ei ole paikalla. Prosessi päätetään laskun maksuun, ehkä vielä verkkopankissa. Unohtamatta, että tieto on vietävä myös kirjanpitoon.    

     

    Manuaalinen ostolaskujen käsittely on vielä arkea monessa yrityksessä. Alle viisi laskua tulee käsiteltyä vielä tehokkaasti myös käsin, mutta määrän kasvaessa alkaa aikaa kulua turhaan tuottamattomaan työhön. Sama prosessi voidaan viedä läpi huomattavasti vähemmällä ajalla. Ostolaskukäsittelyn sähköistäminen ja automatisointi on perusteltua useastakin syystä. Tässä lueteltuna muutamia.

     

    1. Säästä rahaa ja vapauta aikaa kasvuun

    Automaation yksiselitteinen tavoite on poistaa manuaalisia prosesseja ja vapauttaa työaikaa käytettäväksi fiksummin. Ylimääräisen käytetyn ajan karsiminen mahdollistaa suuremman panoksen suuntaamisen tavoitteiden mukaiseen kasvuun.

     

    Ajan säästäminen tarkoittaa tietysti myös rahallista säästöä. Säästö on huomattava, kun sama aika käytetään kuukaudesta toiseen ja vuodesta toiseen. Laske itse laskurin avulla, kuinka paljon säästät rahaa nykyisiin toimintamalleihin verrattuna automaation avulla.

     

    2. Helpota arkea

    Haluamme Netvisorin avulla tehdä asiakkaidemme arjesta helpompaa. Manuaalisten prosessien kankeus näkyy ajankäytön lisäksi myös työn mielekkyydessä ja virheiden määrässä. Ostolaskujen tarkastaminen yhdessä näkymässä ilman papereiden käsittelyä on ketterämmin hallittavissa ja järjestelmä auttaa myös virheiden havaitsemisessa.  Lisäksi laskujen hyväksyntä onnistuu vaikka mobiilisti reissun päältä.

     

    Joskus totutut toimintamallit ovat tiukassa ja uuden opettelu pelottaa. Asiakkaamme ovat kuitenkin kokeneet, että aloituskirpaisun jälkeen palkinto on vaivan arvoinen: “Aikaisemmin reskontran rutiineissa oli aika isokin työ. Reskontra tehtiin käsin ja paperilla, ja niistä tehtiin kirjauksia eri järjestelmien välillä. Nyt rutiinit vievät työstäni hyvin pienen osan.” (Depot Service Rauma Oy)

     

    3. Hyödynnä kassavirtaennustetta päätöksenteossa

    Ostoreskontra-osioon sisältyy Netvisorissa myös kassavirtaennuste. Graafiin valuu automaattisesti Netvisorissa tehdyt myynnit ja ostot, sekä palkkatiedot. Näiden tietojen pohjalta voidaan tehdä katsauksia lähitulevaisuuden maksuvalmiuteen. Kassavirtaennuste on oivallinen johtamisen tukityökalu, kun halutaan saada vahvistusta päätöksenteolle.

     

    4. Netvisor askeleen edellä

    Pyrimme jatkuvasti viemään tuotetta eteenpäin ja kehittämään automaatiota helpottamaan asiakkaidemme arjen rutiineita. Seuraava isoin uudistus on pian julkaistava ostolaskuautomaatio. Uudistus mahdollistaa säännöllisesti toistuvien laskujen siirtymisen asetettujen sääntöjen mukaisesti suoraan maksuvalmiiksi tai myöhemmin tänä vuonna jopa suoraan maksatukseen. Laskut myös tiliöityvät automaattisesti ja kohdentuvat oikeille laskentakohteille. Lue uudistuksesta lisää täältä.

     

    Katsotaanpa nyt uudestaan. Laskuja saapuu edelleen, mutta nyt ne tulevat suoraan Netvisoriin. Halutut, toistuvat laskut siirtyvät suoraan maksuun ilman erillisiä toimenpiteitä. Samalla myös kirjanpito on taustalla päivittynyt - automaattisesti. Olet säästänyt rahaa ja aikaa, ja todennäköisesti käyttänyt sen paljon tehokkaammin.

     

    Jos haluat ottaa kanssamme askeleen eteenpäin kohti parempaa automaatiota, laita viestiä niin mietitään, miten se teidän yrityksessänne voi toteutua.

     

    Aurinkoista syksyn odotusta toivottaen,

    Eveliina Vartiainen

    Product Specialist

    P. 040-5643927

    eveliina.vartiainen@visma.com