Ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä pikalinkin avulla

Versio 2

    Netvisoriin julkaistaan torstain 30.6.2016 tapahtuvassa viikkopäivityksessä yleiseen käyttöön uutena toimintona ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä pikalinkin avulla. Tämä tehtiin sen takia, että haluamme mahdollistaa ostolaskujen asiatarkastuksen ja hyväksynnän kevyemmällä kirjautumisella ilman, että tarvitsee kirjautua pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella sisään. Suurimman hyödyn tästä saavat henkilöt, jotka pääasiallisesti vain asiatarkastavat ja hyväksyvät laskuja eivätkä tee jatkuvasti töitä järjestelmän parissa. Samalla toteutuu pitkään toivottu mahdollisuus ulkomaalaisten henkilöiden laskujen tarkistukseen ja hyväksymiseen.

     

    Toimintaperiaate

    Netvisorin taustapalvelu käy läpi laskuja ja kerää näistä lähetyslistaa jokaista henkilöä kohden. Käyttäjät voivat itse määritellä viestinnän ajankohdan ja viestittävät asiat "Omat perustiedot" -näkymästä. Määritettynä ajankohtana lähetyslistalla olevat asiat lähetetään sähköpostilla käyttäjälle, joka näkee sähköpostissa mitkä toimen vaativat hänen toimenpiteitä.

     

    Sähköposti on alla olevan kuva näköinen:

     

    9.PNG

    Sähköpostissa olevasta linkistä avautuu sivu selaimeen, jossa kysytään vahvistuskoodia, jolla kirjaudutaan sisään. Vahvistuskoodi tulee tekstiviestinä puhelimeen puhelinnumeroon, joka on määritelty lähetysasetuksissa.

     

    2.PNG

    Käyttäjälle on mahdollista määrittää (käyttäjä itse tai KH) myös kiinteä PIN-koodi, jolloin erillistä tekstiviestiä ei lähetetä.

     

    Kun vahvistuskoodi on annettu oikein, käyttäjälle avautuu ostoreskontrasivu, jossa on rajatut toiminnallisuudet ja näkyviin on rajattu vain ne laskut, joita käyttäjä voi käsitellä. Laskut voidaan käsitellä suoraan Avoimet ostolaskut -näkymästä. Näkymä näyttää tältä:

     

    3.PNG

     

    Näkymästä on mahdollista porautua laskulle ja myös tiliöintitiedot normaaliin tapaan. Lisäksi on mahdollista siirtyä suoraan laskusta toiseen, kuten normaaliversiossa, jos käsiteltäväksi on valittu samalla kertaa useampi ostolasku. Toimintoja on kuitenkin rajoitetusti käytössä, joten vaativimpiin toimintoihin pitää edelleen kirjautua Netvisoriin normaalisti sisään.

     

    4.PNG

     

    Käyttöoikeudet ja käyttöönotto

    Käyttäjän perustietojen kautta voidaan määritellä viestintään liittyviä perusasetuksia.

     

    6.PNG

    Viestien lähetyksen kannalta on ehdottoman tärkeää, että käyttäjätietoihin on asetettu paikkansa pitävät sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Lisäksi vaaditaan, että järjestelmäviestien oletuskanava on Email. Kiinteän PIN-koodin asettaminen on vapaaehtoista. Mikäli PIN-koodi on asetettu, niin silloin erillistä vahvistuskoodia ei lähetetä ja käyttäjän tunnistaminen tapahtuu PIN-koodin perusteella.

     

    7.PNG

    Mikäli sähköpostia ei ole asetettu, niin järjestelmästä lähetetty sähköposti ei tule perille tai puhelinnumeroa ei ole annettu, niin vahvistuskoodi ei tule perille eikä näin ollen kirjautuminen onnistu.

     

    Viestinnän ajastuksessa voidaan määrittää miten useasti järjestelmästä lähetetään sähköposti, jossa edellä mainitut tiedot kerrotaan. Vaihtoehtoina ovat päivät, jolloin viestit tulevat sekä kellonaika milloin sähköposti järjestelmästä lähtee. Lisäksi käyttäjälle voidaan asettaa onko viestinnän ajastus käytössä pelkästään kyseisessä yrityksessä vai käyttäjän mahdollisissa kaikissa yrityksissä.

     

    8.PNG

    Lisäksi viestittävät asiat -välilehdeltä voidaan määrittää mistä asioista sähköposti tulee. Toistaiseksi voidaan viestejä lähettää vain ostolaskuista.

     

    Käyttäjälle, jolle viestejä halutaan lähettää, täytyy vielä olla määriteltynä reskontraoikeuksista tarvittavat/halutut reskontraoikeudet ostoreskontraan. Vähimmäisvaatimuksena on asiatarkastajan ja/tai hyväksyjän oikeudet. Lisäksi ostoreskontran oikeuksien muut rajaukset vaikuttavat täysin normaalisti toimintoihin sekä lähetykseen.

     

    5.PNG

    Tekstiviestillä tulevan vaihtuvan salasanan hinta on 0,15 €/kpl.