Tiedonsiirrot Visma Severaan

Versio 6

    Yleistä

    Visma Severan käyttöönoton yhteydessä on usein tarve tuoda tietoja toisesta järjestelmästä. Tiedonsiirtoja voidaan tehdä suoraan Severan käyttöliittymästä, jolloin asiakas voi tehdä tiedonsiirrot itsenäisesti. Lisäksi asiakaspalvelun toimesta on mahdollista tehdä tiedonsiirtoja mm. projektien ja kontaktihistorioiden osalta.

     

    Tiedonsiirrot tehdään CSV -tiedostojen pohjalta. Tiedostojen mallipohjat voi pyytää asiakaspalvelusta.

     

    Käyttöliittymästä tehtävät tiedonsiirrot

    Asiakkuudet, kontaktihenkilöt ja näihin liittyvät yhteystiedot on mahdollista tuoda sisään Asiakastietojen sisäänluku -toiminnolla. Katso tarkempi kuvaus.

     

    Asiakaspalvelun toimesta tehtävät tiedonsiirrot

    Seuraavassa kuvatut tiedonsiirrot on mahdollista tehdä vain asiakaspalvelun toimesta. Palvelun hinnoittelu riippuu toimitettavan aineiston muodosta ja oikeellisuudesta.

     

    Projektitietojen sisäänluku

    Projektitietojen sisäänluku mahdollistaa esimerkiksi myyntitapahtumien, töiden, tilausten ja projektitietojen tuonnin.

     

    Tietosisältö:

    • Asiakasnumero (account number): Määrittää asiakkaan, jolle työ kuuluu.
    • Asiakkaan nimi (account name): Määrittää asiakkaan, jolle työ kuuluu. Jos asiakasnumeroa ei ole annettu, asiakkaan nimeä käytetään tunnistamaan oikea asiakkuus Severassa.
    • Työn nimi (case name): Työn nimi. 100 merkkiä.
    • Työn vastuuhenkilö (owner name): Työn vastuuhenkilön koko nimi (etunimi sukunimi). Käyttäjän pitää löytyä Severasta. Jos käyttäjää ei löydy, työtä ei voi lisätä.
    • Asiakkaan yhteyshenkilö (account contact name): Asiakkaan yhteyshenkilön koko nimi (etunimi sukunimi).
    • Yksikkö (business unit name): Työn yksikön nimi
    • Aloituspäivä (start date): Työn aloituspäivä. Tieto syötetään muodossa "pp.kk.vvvv".
    • Deadline (deadline): Työn deadline. Tieto syötetään muodossa "pp.kk.vvvv".
    • Kuvaus (description): Työn kuvaus, ei voi sisältää rivinvaihtoja. 2000 merkkiä.
    • Avainsanat (keywords): Työn avainsanat, erottele “\” -merkillä. 50 merkkiä.
    • Päättynyt (closed): Arvo "1", jos työ on Päättynyt. Muussa tapauksessa työ on Avoin.
    • Myyjän nimi (sales person name): Myyjän koko nimi (etunimi sukunimi). Käyttäjän pitää löytyä Severasta. Jos käyttäjää ei löydy, työn vastuuhenkilöä käytetään myyjänä. Huom! Myynnin tila pitää asettaa, kun uusi työ lisätään.
    • Myynnin tilan nimi (sales status name): Myynnin tilojen pitää olla määritettynä Severassa.
    • Myynnin arvo (sales value): Huom! Myynnin tila pitää asettaa, kun uusi työ lisätään.
    • Arvioitu tilauspäivä (expected order date): Tieto syötetään muodossa "pp.kk.vvvv". Huom! Myynnin tila pitää asettaa, kun uusi työ lisätään.
    • Todennäköisyys (probability): Myynnin todennäköisyys. Huom! Myynnin tila pitää asettaa, kun uusi työ lisätään.
    • Asiakaslähde (lead source): Kenttä ei ole tuettu tällä hetkellä.
    • Valuutta (currency): Valuutta syötetään valuuttakoodia käyttäen esim. EUR = eurot. 3 merkkiä. Lue lisää: http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217.
    • Työn numero (case number)
    • Kustannuspaikan tunniste (cost center identifier)
    • Viitteemme (Our reference)
    • Vaiheen nimi (Phase name): Yksi rivi voi sisältää yhden vaiheen ja alivaiheen.
    • Alivaiheen nimi (Subphase name): Yksi rivi voi sisältää yhden vaiheen ja alivaiheen.
    • Työryhmä (Case members): Voidaan syöttää useampi henkilö pilkulla erotettuna.
    • Hinnasto (Price list): Hinnaston nimi. Hinnaston pitää löytyä Severasta.

     

    Aktiviteettien sisäänluku

    Aktiviteettien sisäänluku mahdollistaa asiakkaiden kontaktihistorian tai kalenterimerkintöjen tuonnin.

     

    Tietosisältö:

    • Aihe (Name): Aktiviteetin aihe.
    • Kuvaus (Notes): Aktiviteetin kuvaus.
    • Aloitusaika (Start time): Tieto syötetään muodossa (pp.kk.vvvv tt:mm) tai (pp.kk.vvvv)
    • Päättymisaika (End time): Tieto syötetään muodossa (pp.kk.vvvv tt:mm) tai (pp.kk.vvvv)
    • Valmis (IsClosed): Arvo "1" = Valmis, muussa tapauksessa Käynnissä.
    • Koko päivä (IsAllday): Arvo "1" = Koko päivän merkintä, muussa tapauksessa aktiviteetille määritetään kesto (Aloitusaika ja päättymisaika pvm+klo).
    • Aktiviteettityyppi (Type): Huom! Aktiviteettityypit tulee ensin määrittää Severan asetuksiin.
    • Omistajan nimi (Owner user Name): Tieto syötetään muodossa (Etunimi Sukunimi).
    • Asiakkaan nimi (Account name): Asiakas, johon aktiviteetti on kohdistettu.
    • Asiakkaan yhteyshenkilöt (Account contacts): Syötetään muodossa "Etunimi Sukunimi". Kun tämä tieto syötetään, asiakas on pakollinen tieto
    • Asiakasvastaava (Internal contacts): Syötetään muodossa "Etunimi Sukunimi"

     

    Työtuntien sisäänluku

    Tietosisältö:

    • Asiakasnumero (account number): Käytetään tunnistamaan oikea asiakkuus Severassa. Asiakasnumeroa käytetään ensisijaisesti asiakkuuden tunnistamiseen. Pakollinen tieto, jos työn numeroa ei anneta.
    • Asiakkaan nimi (account name): Käytetään toissijaisesti tunnistamaan oikea asiakkuus Severassa, jos asiakasnumeroa ei ole annettu.
    • Työn numero (case number): Käytetään tunnistamaan oikea työ Severassa. Jos puuttuu, asiakas on pakollinen tieto.
    • Työn nimi (case name): Jos työn numeroa ei ole määritetty, työn nimeä käytetään oikean asiakkuuden löytämiseen. Huomaa, että useammalla työllä voi olla sama nimi Severassa ja näissä tapauksissa ensimmäinen työ, jossa asiakkaan ja työn nimi täsmäävät, valitaan.
      • Töiden tulee olla Avoimia
      • Juurivaiheelle pitää olla sallittuna tuntikirjausten teko
      • Organisaation hinnoitteluasetukset tulee tarkistaa ennen työtuntien sisäänlukua: tuntikirjaukset nousevat laskutettavaksi, jos ne saavat hinnastosta tuntihinnan.
    • Käyttäjän nimi (user name): Tuntikirjaajan koko nimi (etunimi sukunimi). Käyttäjän pitää löytyä Severasta.
    • Työlaji (work type name): Määrittelee työlajin, jolle kirjaus kohdistetaan. Työlajien tulee olla määritettynä Severan asetuksissa.
    • Määrä (quantity): Tuntikirjauksen kesto. Määrän tulee olla suurempi kuin 0. Jos määrä on 0 tai pienempi, kirjausta ei lisätä. Annetaan desimaaleina, esim. 2,5.
    • Kuvaus (description): Tuntikirjausrivin kuvaus. 500 merkkiä.
    • Päiväys (date): Tieto syötetään muodossa "pp.kk.vvvv".
    • Vaiheen nimi (task name): Jos ei määritetty, käytetään juurivaihetta.
      • Vaiheiden pitää olla keskeneräisiä.
      • Vaiheille pitää olla sallittuna tuntikirjausten teko.
      • Tuntikirjaukset kirjataan juurivaiheelle, jos alivaihetta ei ole määritettynä.
      • Organisaation hinnoitteluasetukset tulee tarkistaa ennen työtuntien sisäänlukua: tuntikirjaukset nousevat laskutettavaksi, jos ne saavat hinnastosta tuntihinnan.
    • Ylityö (overtime): Ylityön nimi