Satojen tai tuhansien kirjeiden postittaminen asiakkaille voi olla työlästä. Tässä artikkelissa kerromme kuinka voit helposti lähettää Maventalla verkkolaskujen lisäksi myös tiedotteet, sopimukset, hinnankorotukset ja muut kirjeet.

 

Kirjeiden luonti ja lähetys hyödyntäen Microsoft Wordia ja Exceliä:

1) Laadi kirje Wordissa, siten että kirjepohjan vasempaan yläkulmaan jää tilaa osoitetiedoille suunnitteluohjeiden mukaiseen kohtaan.

2) Tuo asiakasrekisteri Exceliin siten että asiakkaan nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat eri sarakkeissa.

3) Käyttäen Wordin ohjattua "Mail Merge"-toimintoa vie osoitetiedot Excelistä Wordiin. Tämä toiminto lisää ohjatusti Excelissä olevat osoitetiedot Wordin kirjepohjaan siten että osoitetiedot tulevat kirjeeseen oikeaan kohtaan.

4) Kun olet vienyt osoitteet Wordiin, tulosta yksi kirje kokeeksi ja varmista että osoitetiedot ovat oikeassa suunnitteluohjeen osoittamassa kohdassa.

5) Tallenna lopputulos pdf-tiedostona.

6) Jos Word versiosi muodostaa kirjeistä yhden pitkän PDF:n, hajoita PDF tiedosto esim. käyttäen ilmaista PDF tiedoston pilkonta työkalua kuten PDF Sharperia. Lopputuloksena pitäisi olla PDF-tiedostoja siten että yhdessä PDF-tiedostossa on yhteen kirjekuoreen menevä aineisto.

7) Pakkaa PDF-tiedostot ZIP-paketiksi ja pudota ZIP-paketti Maventan PDF-aineistojen lähetyspalveluun Maventa tililläsi. Kts. Kuva alla:

 

pdf-aineistojen-lähetyw.jpg

Valitse palvelussa: "Lähetä PDF aineistoja" ja pudota muodostamasi ZIP-paketti palveluun.

8) Kun olet pudottanut ZIP-paketin palveluun, saat sähköpostitse kuittauksen kun aineisto on lähetetty postitukseen.

 

Kirjeiden luonti ja lähetys hyödyntäen Google Docsia ja Google Sheetea

1) Laadi kirje Google Docsilla, siten että kirjepohjan vasempaan yläkulmaan jää tilaa osoitetiedoille suunnitteluohjeiden mukaiseen kohtaan.

2) Tuo asiakasrekisteri Google Sheeteen siten että asiakkaan nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat eri sarakkeissa.

3) Valitse Google Sheeten valikosta "Add-ons" ja etsi Add-on nimeltä "Autocrat"

4) Seuraamalla Autocrat lisäosan ohjeistusta, vie asiakastiedot Google Sheetesta Google Docsiin.

5) Tallenna lopuksi lopputulos PDF-tiedostoina. Autocrat osaa tallentaa automaattisesti jokaisen kirjeen omaksi PDF-tiedostokseen.

6) Tulosta kokeeksi yksi PDF-tiedosto, ja varmiste että osoitetiedot ovat suunnitteluohjeiden mukaisessa kohdassa.

7) Lopuksi pakkaa syntyneet PDF-tiedostot ZIP paketiksi ja pudota ZIP-paketti Maventan PDF-aineistojen lähetys valikosta Maventaan. (kts kuva yllä)

8) Kun olet pudottanut ZIP-paketin palveluun, saat sähköpostitse kuittauksen kun aineisto on lähetetty postitukseen.

 

Lisävinkki Mac-käyttäjille

Macin ZIP-pakkaus toisinaan kirjoittaa ZIP-tiedostoon metatietoja, joita Maventa PDF-aineistojen lähetys ei osaa tulkita. Jos saat lähettäessäsi ZIP-pakettia Maventasta virheilmoituksen, puhdista ZIP-paketti turhista tiedoista esim. ZIP Cleanerilla ja lähetä puhdistettu paketti uudestaan.

 

Lisäohje konserneille, sarjayrittäjille, tilitoimistoille ja isännöitsijätoimistoilla

PDF-aineistolähetystilejä on vain yksi per käyttäjä. Jos sinulla on käyttöoikeus useamman yrityksen Maventa-tiliin, voit vakioasetuksilla lähettää vain yhden yrityksen nimissä PDF-aineistoja. Mikäli haluat lähettää PDF-aineistoja esim. useamman konserniyhtiön Maventa-tililtä, ole yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa support@maventa.com niin avaamme PDF-aineistolähetyksen haluamillenne yrityksille maksutta.