Ohita navigointi
Kaikki paikat > Maventa > Blogi

Maventa

12 lähetystä

Maventan laskujen sähköpostilähetys tulee muuttumaan kesäkuun alussa.

 

Aikaisemmin sähköpostilaskun vastaanottaja on päässyt sähköpostiviestissä olevan linkin kautta suoraan katsomaan laskun tiedot ja lataamaan laskun haluamassaan muodossa.

 

Muutoksen jälkeen sähköpostiviestissä tulee olemaan linkin lisäksi salasana, joka vastaanottajan tulee antaa linkin klikkaamisen jälkeen. Laskun tietoja pääsee katsomaan vasta, kun oikea salasana on annettu.

 

Tämän lisäksi sähköpostilaskujen linkit tulevat vanhenemaan 90 päivää eräpäivän jälkeen. Kun linkki on vanhentunut, ohjeistetaan vastaanottajaa olemaan yhteydessä laskuttajaan, mikäli he tarvitsevat laskukopion.

Maventan uusi skannauspalvelu otettiin käyttöön keväällä 2015 ja viimeisen vuoden aikana olemme tehneet toimenpiteitä palvelun laadun varmistamiseksi.

Tulemme sulkemaan vanhan skannaupalvelun 1.11.2016, jonka jälkeen käytössänne on vain uusi skannauspalvelu. Lähetämme vanhaa skannauspalvelua käyttäville asiakkaillemme sähköpostiviestin aina, kun toimittaja on lähettänyt laskun vanhaan skannaupalveluun, jotta asiakkaamme tunnistavat ketä toimittajia tiedottaa muutoksesta.

Pyydämme ilmoittamaan toimittajille alla olevat skannauspalvelun osoitteet, jos ette ole niitä vielä tiedottaneet. Huom! Sarjanumero on yrityksenne y-tunnus ilman väliviivaa.

 

Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-8, uusi skannausosoitteenne on:

invoice-12345678@kollektor.fi

Yritys Oy
12345678
PL100
80020 Kollektor Scan

 

Katso myös ohjeet skannauspalvelun käyttöön:

http://support.maventa.com/entries/20699917-Mitä-tulee-huomioida-skannipalveluun-lähetettävien-laskujen-käsittelyssä.

 

HUOM! MIkäli käytätte riviskannausta (PL 854, 00019 SSC tai rowscans@maventa.com), muutos ei koske tällä hetkellä vielä teitä.

Satojen tai tuhansien kirjeiden postittaminen asiakkaille voi olla työlästä. Tässä artikkelissa kerromme kuinka voit helposti lähettää Maventalla verkkolaskujen lisäksi myös tiedotteet, sopimukset, hinnankorotukset ja muut kirjeet.

 

Kirjeiden luonti ja lähetys hyödyntäen Microsoft Wordia ja Exceliä:

1) Laadi kirje Wordissa, siten että kirjepohjan vasempaan yläkulmaan jää tilaa osoitetiedoille suunnitteluohjeiden mukaiseen kohtaan.

2) Tuo asiakasrekisteri Exceliin siten että asiakkaan nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat eri sarakkeissa.

3) Käyttäen Wordin ohjattua "Mail Merge"-toimintoa vie osoitetiedot Excelistä Wordiin. Tämä toiminto lisää ohjatusti Excelissä olevat osoitetiedot Wordin kirjepohjaan siten että osoitetiedot tulevat kirjeeseen oikeaan kohtaan.

4) Kun olet vienyt osoitteet Wordiin, tulosta yksi kirje kokeeksi ja varmista että osoitetiedot ovat oikeassa suunnitteluohjeen osoittamassa kohdassa.

5) Tallenna lopputulos pdf-tiedostona.

6) Jos Word versiosi muodostaa kirjeistä yhden pitkän PDF:n, hajoita PDF tiedosto esim. käyttäen ilmaista PDF tiedoston pilkonta työkalua kuten PDF Sharperia. Lopputuloksena pitäisi olla PDF-tiedostoja siten että yhdessä PDF-tiedostossa on yhteen kirjekuoreen menevä aineisto.

7) Pakkaa PDF-tiedostot ZIP-paketiksi ja pudota ZIP-paketti Maventan PDF-aineistojen lähetyspalveluun Maventa tililläsi. Kts. Kuva alla:

 

pdf-aineistojen-lähetyw.jpg

Valitse palvelussa: "Lähetä PDF aineistoja" ja pudota muodostamasi ZIP-paketti palveluun.

8) Kun olet pudottanut ZIP-paketin palveluun, saat sähköpostitse kuittauksen kun aineisto on lähetetty postitukseen.

 

Kirjeiden luonti ja lähetys hyödyntäen Google Docsia ja Google Sheetea

1) Laadi kirje Google Docsilla, siten että kirjepohjan vasempaan yläkulmaan jää tilaa osoitetiedoille suunnitteluohjeiden mukaiseen kohtaan.

2) Tuo asiakasrekisteri Google Sheeteen siten että asiakkaan nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat eri sarakkeissa.

3) Valitse Google Sheeten valikosta "Add-ons" ja etsi Add-on nimeltä "Autocrat"

4) Seuraamalla Autocrat lisäosan ohjeistusta, vie asiakastiedot Google Sheetesta Google Docsiin.

5) Tallenna lopuksi lopputulos PDF-tiedostoina. Autocrat osaa tallentaa automaattisesti jokaisen kirjeen omaksi PDF-tiedostokseen.

6) Tulosta kokeeksi yksi PDF-tiedosto, ja varmiste että osoitetiedot ovat suunnitteluohjeiden mukaisessa kohdassa.

7) Lopuksi pakkaa syntyneet PDF-tiedostot ZIP paketiksi ja pudota ZIP-paketti Maventan PDF-aineistojen lähetys valikosta Maventaan. (kts kuva yllä)

8) Kun olet pudottanut ZIP-paketin palveluun, saat sähköpostitse kuittauksen kun aineisto on lähetetty postitukseen.

 

Lisävinkki Mac-käyttäjille

Macin ZIP-pakkaus toisinaan kirjoittaa ZIP-tiedostoon metatietoja, joita Maventa PDF-aineistojen lähetys ei osaa tulkita. Jos saat lähettäessäsi ZIP-pakettia Maventasta virheilmoituksen, puhdista ZIP-paketti turhista tiedoista esim. ZIP Cleanerilla ja lähetä puhdistettu paketti uudestaan.

 

Lisäohje konserneille, sarjayrittäjille, tilitoimistoille ja isännöitsijätoimistoilla

PDF-aineistolähetystilejä on vain yksi per käyttäjä. Jos sinulla on käyttöoikeus useamman yrityksen Maventa-tiliin, voit vakioasetuksilla lähettää vain yhden yrityksen nimissä PDF-aineistoja. Mikäli haluat lähettää PDF-aineistoja esim. useamman konserniyhtiön Maventa-tililtä, ole yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa support@maventa.com niin avaamme PDF-aineistolähetyksen haluamillenne yrityksille maksutta.

Maventa-tilillä voit nyt määritellä, lähetetäänkö sähköpostitse lähetettävät laskut PDF-liitteellä, PDF latauslinkillä vai hyväksy/hylkää valinnalla. Sähköpostiasetuksia voit muuttaa kohdassa Asetukset > Laskujen lähettäminen > Laskujen lähetys sähköpostise.

 

  • Lähetä kaikki sähköpostilaskut PDF-liitteellä

Tällä valinnalla kaikkiin sähköpostilaskuihin liitetään laskukuva PDF-muodossa sekä mahdolliset muut liitteet. Sähköpostiin liitettyjen tiedostojen yhteenlaskettu koko tulee olla alle 5 megatavua.

Jos laskukuva tai liiteet ovat tätä suurempia, pyydetään vastaanottajaa noutamaan liitteet Maventa esilläpitopalvelusta. Tätä lähetystapaa on hyvä käyttää, mikäli vastaanottaja järjestelmä, esimerkiksi skannauspalvelu vaatii, että sähköpostilaskuissa on PDF-liite.

 

  • Lähetä kaikki sähköpostilaskut PDF latauslinkillä

Tämä valinta tarkoittaa että sähköpostilasku sisältää linkin, josta vastaanottaja pääsee lataamaan laskun Maventan palvelusta, sen sijaan että sähköpostiviestissä olisi PDF liitteenä. Kun vastaanottaja klikkaa linkkiä ja avaa laskun, lähettäjä saa ilmoituksen tästä sähköpostiinsa. Huom! Tämä valinta on käytössä oletusasetuksena suurimmalla osalla asiakkaistamme.

 

  • Älä lähetä laskua sähköpostilla

Tämä valinta estää sähköpostilaskujen lähetyksen kokonaan.

 

  • Lähetä kaikki sähköpostilaskut hyväksy/hylkää valinnalla

Tällä valinnalla vastaanottajan täytyy hyväksyä lasku nähdäkseen laskun maksutiedot. Vastaanottaja voi myös hylätä laskun ja jättää viestin laskun hylkäämisen syystä laskun lähettäjälle. Kun laskun tila muuttuu, esimerkiksi vastaanottaja hyväksyy laskun, lähettäjä saa tästä sähköposti-ilmoituksen ja vastaavasti laskun tila Maventa-tilillä päivittyy.

Asiakaspalvelu lomailee loppu- ja alkuvuonna seuraavasti:

 

  • Keskiviikko 23.12.2015: palvelemme normaalisti 8.00 - 16.00

 

  • Torstai 24.12.2015: suljettu

 

  • Perjantai 25.12.2015: suljettu

 

  • Torstai 31.12.2015: palvelemme normaalisti 8.00 - 16.00

 

  • Perjantai 1.1.2016: suljettu

 

  • Keskiviikko 6.1.2016: suljettu

 

Iloista joulun odotusta!

 

c12f5fe293364202e102e3aae4da9fb0.jpg

Myyntilaskut

Lakon vuoksi paperilaskuissa tulee ilmenemään toimitusviiveitä, ja suosittelemmekin lähettämään laskut verkkolaskuina tai sähköpostitse mahdollisuuksien mukaan. Jos hyödynnät laskujen lähettämistä sähköpostitse, varmista Maventa-tililtäsi, että asetus: Asetukset >Laskujen lähettäminen > Älä lähetä laskuja PDF muodossa ei ole valittuna (kts. kuva).

Mikäli vastaanottajasi ei ota vastaan kuin paperilaskuja, voit myös suositella heille Maventan verkkolaskut.fi verkkolaskutusratkaisua, jonka avulla he voivat vastaanottaa verkkolaskuja helposti ja edullisesti. Täältä löydät lisätietoja palvelusta.

 

Ostolaskut

Lakon aikana suosittelemme hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan sähköposti skannauspalvelua. Mikäli sinulla ei ole vielä skannauspalvelua käytössä, saat skannaus sähköpostiosoitteen tietoosi kirjautumalla Maventa-tilille ja valitsemalla Asetukset > Skannitili >Tilaa.

Maventa sopii hyvin verkkolaskuratkaisuksi kaiken kokoisille toimittajille. Myös pienimmät toimittajanne voivat luoda ja lähettää laskuja helposti Maventan Verkkolaskut.fi palvelussa. Suosittele Maventaa toimittajillesi täällä.

OVT-tunnus koostuu maakoodista 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). OVT-tunnus luodaan automaattisesti ja löydät sen Maventa-tililtäsi kohdasta Asetukset > Laskujen vastaanotto. OVT-tunnuksen avulla tunnistetaan laskun lähettäjä ja vastaanottaja. Jos haluat alkaa vastaanottamaan verkkolaskuja, tulee sinun ilmoittaa toimittajillesi yrityksen OVT-tunnus.

Oletko jo huomannut uuden Postmodern laskupohja -valinnan Maventa-tililläsi? Voit nyt ottaa uuden laskupohjan käyttöön Maventa-tililtä kohdasta Asetukset > Ulkoasuasetukset > PDF:n ulkoasu ja katsoa laskupohjasta myös PDF-esimerkin.

 

Uusi Postmodern laskupohja on visuaalisesti kattavampi ja selkeämpi kuin muut Maventan laskupohjat. Laskupohjaan saat myös lisättyä oman yrityksesi logon, joka tulee laskulle oikeaan yläkulmaan.

 

Maventa generoi laskuaineistosta laskukuvan, jos laskukuvaa ei ole lähetetty Maventaan. Mikäli lähetät laskuaineiston mukana taloushallinto-ohjelmistosi luoman laskukuvan, Maventa välittää laskukuvan vastaanottajalle sellaisenaan.

 

Snip20150528_2.png

Asiakaspalvelumme on suljettu helatorstaina 14.5.

Muina päivinä asiakaspalvelu on auki normaalisti.

Asiakaspalvelun poikkeusaukioloajat vappuviikolla:

Torstai 30.4.2015 8:00-14:00

Perjantai 1.5.2015 suljettu

 

Muina päivinä asiakaspalvelu palvelee normaalisti.

 

Maventan asiakaspalvelu toivottaa hyvää Vappua!

Huomioithan Maventan puhelinpalvelun poikkeukselliset aukioloajat pääsiäisenä:

 

2.4. kiirastorstai 8-14

3.4. pitkäperjantai suljettu
6.4. toinen pääsiäispäivä suljettu

 

Maventan asiakaspalvelu toivottaa hyvää pääsiäistä!

Logo_plain.png

 

Olemme ottaneet käyttöön uuden ostolaskujen skannauspalvelun, joka on nykyistä virheettömämpi ja teille edullisempi. Käyttääksenne uutta skannauspalvelua teidän tulee ohjeistaa toimittajianne lähettämään laskut alla olevilla osoitteilla.

Huom! Sarjanumero on yrityksenne y-tunnus ilman väliviivaa.

 

 

Näin laskutusosoitteenne muodostetaan:
Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-8,
uusi skannausosoitteenne on:

 

invoice-sarjanumero@kollektor.fi

 

tai

 

Yrityksenne nimi

Sarjanumero

PL100

80020 Kollektor Scan

 

invoice-12345678@kollektor.fi

 

tai

 

Firma Oy

12345678

PL100

80020 Kollektor Scan

 

 

Uusi skannauspalvelu on automaattisesti jo käytettävissänne. Voitte edelleen lähettää laskuja myös vanhan skannauspalvelun osoitetiedoilla, mutta tarkoituksena on vähitellen siirtyä kokonaan käyttämään uutta skannipalvelua.

 

Mikäli yrityksenne käyttää riviskannausta, tulee laskut edelleen lähettää vanhan skannauspalvelun osoitteilla. Tiedotamme vielä erikseen, kun uutta skannipalvelua voi käyttää riviskannaukseen.

 

 

Uuden skannauspalvelun edut yrityksellenne ovat:

 

  • luotettavampi ja virheettömämpi laskun tulkinta
  • mahdollisesta manuaalisesta lisätyöstä (esim. niittien poisto) ei veloiteta erikseen vaan työ sisältyy laskun hintaan
  • postilokeroon saapuva muu kuin laskumateriaali skannataan ja toimitetaan teille sähköpostitse.

 

 

Voit katsoa alla olevasta liitteestä tarkemmat ohjeet skannauspalvelun käyttöön.